Kegiatan pengumpulan merupakan kebutuhan di belakang layar yang tidak menyenangkan ketika seseorang berhutang uang kepada Anda atau bisnis Anda dan tampaknya tidak mau membayar. Alih-alih terlibat dalam permainan tag telepon yang tidak memakan waktu dan sia-sia dengan seseorang yang memiliki alasan untuk menghindari panggilan Anda, tulis surat yang seperti bisnis dan teliti sebagai pengingat nyata dari utang. Pesan email mungkin membutuhkan waktu dan persiapan lebih sedikit daripada tinta di atas kertas, tetapi fakta bahwa Anda berupaya berkomunikasi melalui surat menegaskan niat tulus dan serius Anda untuk mengamankan pembayaran.
Item yang Anda butuhkan
-
Kop
-
Salinan faktur
Buat surat Anda di kop surat resmi bisnis atau organisasi yang menjadi tanggung jawab pengirim barang yang terlambat. Jika tidak ada kop surat seperti itu, buka surat dengan nama dan alamat Anda atau organisasi Anda. Ikuti informasi itu dengan nama dan alamat lengkap orang atau entitas yang berutang pembayaran kepada Anda. Cantumkan nomor rekening penerima dan faktur atau nomor transaksi sebelum salam yang mengidentifikasi penerima.
Gunakan salam pribadi yang formal. Panggil penerima sebagai "Dear Ms. Jones" atau "Dear Mr. Smith." Mulailah dengan "Kepada Siapa Mungkin Kepedulian" jika Anda tidak memiliki informasi kontak lengkap untuk seorang individu.
Pertahankan nada profesional, ramah, ceria bahkan jika Anda merasakan rasa frustrasi yang mendalam. Fokuskan prosa Anda pada gagasan bahwa penerima pembayaran telah mengabaikan faktur Anda dan hanya perlu pengingat untuk melakukan pengiriman uang yang sesuai.
Nyatakan jumlah dan sifat utang, termasuk perincian lengkap pembelian atau layanan yang dibayarnya. Sertakan tanggal transaksi dan pengiriman serta informasi pengenal lainnya.
Sebutkan apa yang Anda harapkan dari pengirim, termasuk seberapa cepat Anda mengharapkan pembayaran. Perjelas hukuman apa pun, termasuk bunga atau denda keterlambatan yang sudah atau akan berlaku.
Berikan informasi kontak Anda sehingga pengirim dapat menghubungi Anda untuk mengklarifikasi situasi atau meminta perpanjangan pembayaran. Nyatakan nomor telepon dan alamat surel langsung Anda meskipun nomor itu muncul di kop surat itu sendiri. Tutup dengan ucapan terima kasih atas perhatian pengirim yang cepat dan penegasan kembali nilai yang Anda berikan pada hubungan kerja atau bisnis Anda.
Kiat
-
Pepatah lama bahwa "Anda akan menangkap lebih banyak lalat dengan madu daripada dengan cuka" sangat berlaku untuk pengingat pembayaran. Kecuali jika surat ini mewakili permintaan terakhir, sisakan ruang untuk prospek bahwa fakturnya tersesat atau pengirim barang mengalami beberapa kesalahan yang mengganggu perhatiannya pada perincian pembayaran.
Lampirkan salinan faktur atau pernyataan yang relevan. Jika Anda menyertakan amplop yang ditujukan sendiri untuk pengiriman uang, sebutkan di surat Anda.
Peringatan
Jika surat Anda menguraikan tindakan spesifik yang Anda rencanakan untuk ambil sebagai bagian dari upaya pengumpulan, termasuk proses pengadilan klaim kecil atau tindakan lain, bersiaplah untuk menindaklanjuti dengan langkah-langkah yang Anda garis besarkan.
