Surat pengingat berguna ketika menghubungi klien yang mungkin lupa membayar tagihan, serta menghubungi orang untuk mengingatkan mereka tentang janji temu atau acara. Untuk klien yang sering menggunakan email, Anda dapat mengirim email pengingat, yang merupakan cara yang sangat mudah untuk menjangkau mereka dengan cepat. Surat daring membutuhkan perhatian terperinci untuk setiap kata untuk memastikan bahwa surat Anda tidak terdengar agresif atau kasar, dan tata bahasa yang benar adalah suatu keharusan.
Periksa keakuratan informasi yang ingin Anda ingatkan orang tersebut. Mengirim pengingat koleksi dengan informasi yang tidak akurat akan membingungkan dan mungkin membuat marah klien. Pengangkatan dan pengingat acara juga harus mencakup informasi yang akurat untuk memastikan bahwa individu akan membuat janji temu itu atau menghadiri acara itu ketika mereka diminta.
Akui kemungkinan bahwa informasi Anda salah atau klien telah mengirim pembayaran. Pernyataan yang menunjukkan bahwa Anda hanya dapat melihat catatan Anda sendiri dan bahwa Anda tidak memiliki informasi lain yang dapat Anda rujuk dapat membantu orang yang membaca surat itu memahami tujuan Anda dari sudut pandang Anda. Mengakui jika pihak tersebut baru saja mengirim pembayaran dan pembayaran ini tidak tercermin dalam surat itu akan mengekang tanggapan marah dari penerima surat pengingat.
Bersikap sopan dan memperlakukan klien sebagaimana Anda ingin diperlakukan, jika Anda mengirim surat pengingat. Pengawasan, kesalahan perhitungan, dan keadaan meringankan terjadi dalam kehidupan setiap orang. Komentar yang terlalu kasar atau tidak sopan dalam surat pengingat keuangan tidak akan membantu mendapatkan uang dari orang yang Anda kirimi surat. Alih-alih, jaga agar surat itu tetap tepat dan diskusikan hanya spesifik dari akun dengan sopan - menghindari komentar yang kasar atau menyakitkan.
Sertakan informasi penagihan asli saat mengirim surat pengingat yang meminta pembayaran. Banyak pelanggan akan meminta untuk melihat tagihan asli jika mereka lupa untuk apa akun ini. Untuk menghemat waktu, sertakan tagihan asli dalam surat pengingat kepada klien. Informasi penagihan asli dapat berupa tautan ke akun klien online saat Anda mengirim surat pengingat melalui email.
Minta tanggapan. Meminta tanggapan dari klien dapat mencakup meminta pengiriman uang pembayaran, panggilan telepon kembali, tanggapan email atau mengisi informasi kontak yang benar dan mengembalikannya kepada Anda. Dengan meminta tanggapan dari klien, dengan sopan, Anda lebih cenderung membuka klien untuk mendiskusikan akun dan mendapatkan pembayaran dari klien.
Berikan informasi kontak untuk menghubungi Anda. Pastikan Anda memiliki semua informasi kontak di email pengingat. Alamat fisik atau alamat surat mungkin tidak cukup; termasuk email, situs web, nomor telepon dan faks untuk memberi klien sebanyak mungkin cara untuk menghubungi Anda.
