Orang-orang menjalani kehidupan yang sibuk dan tidak selalu ingat kapan mereka perlu melakukan sesuatu. Mengirimkan surat pengingat tentang tenggat waktu mungkin semata-mata merupakan kesopanan profesional atau mungkin menjadi bagian dari sistem akun Anda. Nada surat-surat ini tergantung pada alasan mengapa Anda mengirim pengingat. Misalnya, Anda akan menggunakan nada yang mendukung jika Anda mengingatkan orang tua yang sibuk tentang tenggat waktu untuk mendaftar ke perkemahan musim panas. Surat bisnis yang mengancam tindakan hukum jika tagihan tidak dibayar memerlukan pendekatan yang berbeda. Surat pengingat yang efektif dikirim jauh sebelum batas waktu untuk memberikan waktu kepada penerima untuk bertindak.
Tulis surat dengan nada percakapan jika surat itu dimaksudkan sebagai pengingat ramah. Untuk surat yang bersahabat, gunakan paragraf pertama untuk memulai surat dengan cara yang ringan, seperti melakukan pengamatan tentang bagaimana musim semi dengan cepat berakhir, dan itu berarti tenggat waktu untuk mendaftar ke perkemahan musim panas semakin dekat. Untuk surat bisnis yang keras, langsung ke pokok permasalahan dengan menunjukkan mengapa Anda menulis dan mengapa penerima harus merespons surat itu.
Mulai paragraf kedua dengan jelas menyebutkan tenggat waktu. Berikan informasi yang jelas dan spesifik tentang tenggat waktu, seperti Rabu, 7 Desember, jam 5 malam. ET. Waktu bersifat opsional, tetapi berguna dalam kasus tertentu.
Berikan instruksi yang jelas tentang bagaimana memenuhi tenggat waktu. Kemungkinan termasuk mengirim pembayaran sehingga diterima pada atau sebelum batas waktu, atau mendaftar secara online untuk suatu fungsi sebelum batas waktu. Buat daftar informasi relevan lainnya seperti jumlah pembayaran yang harus dibayar, atau informasi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Beri tahu penerima konsekuensi jika melewati tenggat waktu. Misalnya, tunjukkan bahwa orang yang mendaftar setelah batas waktu akan membayar biaya yang lebih tinggi atau tidak ada ketentuan untuk pendaftaran terlambat.
Akhiri dengan penutupan gratis seperti "Salam hangat," atau "Hormat saya."
