Mempertahankan dana kas kecil adalah pembukuan 90 persen. 10 persen lainnya mengendalikan siapa yang diizinkan mengakses dana. Apa pun jenis bisnis Anda dan apa pun yang Anda gunakan untuk kas kecil Anda, mengikuti dua prinsip ini bersama dengan beberapa prosedur penganggaran sederhana akan menjaga dana kas kecil Anda seimbang.
File Bukti Semua Pembelian
Saat menjalankan dana kas kecil, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membangun sistem pencatatan yang efisien dan fungsional. Anda harus mendapatkan kwitansi dan faktur untuk setiap transaksi di mana kas kecil digunakan dan membuat salinannya. Ini memastikan Anda memiliki dua file terpisah jika Anda kehilangan tanda terima. Jangan hanya memasukkan kwitansi Anda ke dalam folder, tetapi simpan kronologisnya dan pertimbangkan untuk meletakkan kwitansi di folder terpisah untuk setiap bulan.
Tetapkan Penggunaan yang Dapat Diterima untuk Kas Kecil
Jangan gunakan kas kecil tanpa pandang bulu. Anda harus memiliki pedoman khusus yang ditetapkan untuk apa Anda dapat menggunakan uang tunai dan apa yang tidak dapat Anda gunakan. Misalnya, membeli alkohol dengan dana biasanya merupakan penggunaan yang tidak dapat diterima, bahkan jika alkohol itu untuk acara sosial yang disponsori bisnis. Untuk melindungi diri Anda dan orang lain dengan akses ke uang tunai, Anda harus memiliki aturan tertulis tentang apa saja pengeluaran yang dapat diterima.
Kontrol Akses
Selalu simpan dana kas kecil Anda terkunci. Anda dapat menyimpannya di apa saja mulai dari laci hingga lemari, tetapi jangan menyimpannya dalam kotak portabel atau wadah penyimpanan lain yang dapat dipindahkan atau dibawa dengan mudah. Jangan berikan kunci atau kombinasi pada lebih dari beberapa orang. Idealnya, Anda hanya harus memberi satu atau dua orang kunci, dan minta orang lain meminta uang tunai yang dibutuhkan oleh pemegang kunci ini.
Lakukan Audit Berkala
Untuk memastikan kas kecil Anda digunakan dengan tepat, lakukan audit berkala. Audit yang efektif tidak diumumkan dan tujuannya adalah untuk memeriksa secara acak catatan, prosedur akuntansi, dan kontrol dana kas kecil Anda. Tanpa audit, dana tunai kecil mungkin rentan terhadap penyalahgunaan atau manajemen yang buruk. Cara paling sederhana melakukan audit adalah memiliki manajer yang tidak memiliki akses ke cek tunai pada dana setiap beberapa minggu atau lebih.
