Sebelum tim penjualan dapat secara efektif terhubung dengan calon pelanggan dan meluncurkan produk atau layanan perusahaan, seseorang harus membuat janji temu untuk perwakilan penjualan dan pelanggan (atau pembeli pelanggan) untuk panggilan penjualan tersebut. Panggilan penjualan biasanya dijadwalkan oleh seseorang di perusahaan penjual yang menelepon calon pelanggan atau calon pelanggan dan membuat pengaturan untuk perwakilan penjualan untuk memanggil pelanggan pada tanggal dan waktu tertentu dan di lokasi pilihan pemimpin. Meskipun pengaturan janji temu terdengar agak mudah dan sederhana, kebenarannya bisa jauh lebih kompleks. Penentu janji atau penjadwal janji temu menggunakan keterampilan komunikasi, interpersonal, dan persuasif yang kuat dalam mengidentifikasi arahan yang memenuhi syarat dan meyakinkan mereka untuk setuju untuk mendengarkan promosi penjualan perusahaan.
Kiat
-
Penyusun janji temu adalah anggota fungsi penjualan bisnis yang tanggung jawab utamanya adalah menghubungi calon pelanggan, membuat prakualifikasi dan membujuk mereka untuk menyetujui janji temu dengan perwakilan penjualan untuk membahas produk perusahaan.
Apa itu Pengatur Perjanjian?
Penyetel janji temu, atau penjadwal janji temu, adalah anggota tim penjualan yang setidaknya berfungsi, jika tidak benar-benar bagian dari departemen penjualan sesuai dengan bagan organisasi perusahaan.
Orang-orang ini menggunakan data kontak yang mereka berikan, biasanya berupa spreadsheet atau dokumen cetak, yang terdiri dari daftar prospek potensial atau prospek untuk perusahaan. Dokumen dapat disortir berdasarkan kode area, kode ZIP atau beberapa metrik lainnya. Setter penunjukan kemudian mulai menghubungi setiap lead dalam urutan parameter prioritas apa pun yang telah ditetapkan, dengan tujuan kembar. Pertama, pembuat janji temu berusaha mengidentifikasi pembeli yang paling disukai di antara daftar pelanggan. Ini adalah proses yang dikenal sebagai "kualifikasi," dan tujuan utamanya adalah untuk menyingkirkan orang atau bisnis yang belum siap melakukan pembelian dari mereka yang siap untuk membeli. Kedua, pembuat janji temu ingin agar arahan yang memenuhi syarat untuk menyetujui janji khusus untuk panggilan penjualan.
Dengan kata lain, dengan hanya beberapa menit percakapan, penentu janji harus dapat mengukur tingkat minat calon pelanggan, kemampuan untuk membeli dan kesiapan untuk melakukan pembelian.
Tujuan kembar ini berarti bahwa pengatur janji temu lebih dari sekadar pekerja klerikal. Mereka harus cukup akrab dengan perusahaan untuk menjelaskan barang atau jasa yang akan dijual. Mereka juga harus cukup persuasif untuk meyakinkan pimpinan yang berkualifikasi untuk mengambil kesempatan pada perusahaan dan memungkinkan salah satu perwakilan penjualannya untuk mengambil waktu dan perhatian selama jam kerja.
Meskipun ada kesamaan tertentu antara penentu janji dan telemarketer, ada satu perbedaan penting antara keduanya. Telemarketer melakukan panggilan (panggilan dingin, biasanya) ke prospek untuk menjual produk atau layanan langsung ke prospek. Penentu perjanjian menunjuk prospek untuk mengkonfirmasi pertemuan di mana perwakilan penjualan akan menunjukkan, menjelaskan, dan berupaya menjual produk atau layanan perusahaan kepada prospek, tetapi mereka tidak terlibat langsung dalam penjualan itu sendiri.
Perbedaan utama lainnya antara telemarketer dan pembuat janji temu adalah bahwa pembuat janji temu bekerja dengan prospek yang memenuhi syarat dan mungkin terlibat langsung dalam kegiatan prakualifikasi selama panggilan telepon. Ini membantu para profesional penjualan yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk menutup penjualan dengan memastikan bahwa mereka menghabiskan sebagian besar waktu dan upaya mereka pada prospek yang benar-benar tertarik pada produk atau layanan yang dimaksud.
Tugas Pekerjaan Umum dari Setter Pengangkatan
Meskipun definisi di atas mungkin tampak cukup mudah, pertanyaannya tetap: Apa yang dilakukan penjadwal janji temu?
Untuk lebih memahami tugas-tugas pekerjaan dari seorang penentu janji, akan membantu untuk memahami di mana posisi penentu janji cocok dengan hubungan keseluruhan perusahaan dengan prospek atau prospek. Meskipun masing-masing perusahaan dan industri menyesuaikan dan memperbaiki proses saluran penjualan sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri dan perbedaan kontekstual mungkin memerlukan pendekatan yang sama sekali berbeda, secara umum, perusahaan mengungkap atau menangkap petunjuk (yaitu, calon pelanggan dan semua pelanggan yang relevan kontak dan informasi lainnya) melalui pemasaran.
Departemen pemasaran kemudian mengumpulkan informasi dan data tentang semua lead-nya dan meneruskan data itu ke setter yang ditunjuk, yang kemudian menindaklanjuti dengan lead dan berusaha untuk membuatnya memenuhi syarat atau menyingkirkannya. Setelah penentu janji mengamankan persetujuan pemimpin yang berkualifikasi untuk panggilan penjualan (atau yang setara dengan itu), pemimpin diteruskan ke tim penjualan. Lead yang tidak dianggap memenuhi syarat selama panggilan pembuat janji temu dapat dikembalikan ke pemasaran untuk dipelihara dan dikembangkan lebih lanjut. Akhirnya, ketika seorang pemimpin menjadi pelanggan yang membayar, ia diteruskan ke manajemen akun dan layanan pelanggan.
Dalam rangkaian peristiwa ini, setter pengangkatan memainkan peran penting. Fungsi pekerjaan utama adalah untuk menempatkan panggilan telepon keluar ke lead yang terdaftar, memenuhi syarat atau menyingkirkan mereka dan mengamankan janji untuk panggilan penjualan. Selama panggilan penting ini, pembuat janji temu juga diharapkan untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan penting yang mungkin diajukan tentang produk atau layanan perusahaan.
Untuk membantu pengatur janji berhasil menjalankan fungsi pekerjaan mereka, perusahaan biasanya memberi mereka skrip yang disiapkan untuk digunakan sebagai kerangka kerja untuk setiap panggilan. Namun, pembuat janji temu yang berhasil tidak pernah hanya mengandalkan skrip itu. Sebagai gantinya, mereka menggunakan skrip sebagai cadangan dan dukungan sambil tetap waspada dan cukup terlibat untuk merespons secara otentik namun profesional terhadap pertanyaan dan masalah baru yang diajukan oleh prospek.
Pengatur perjanjian mungkin juga diharapkan menerima panggilan masuk dari pelanggan yang memiliki pertanyaan atau ingin mempelajari lebih lanjut tentang produk perusahaan. Ini paling sering terjadi dalam situasi di mana lead menerima materi pemasaran, baik dalam bentuk cetak atau online melalui kupon atau kampanye iklan. Jika calon pelanggan mengambil inisiatif memanggil perusahaan sendiri alih-alih menunggu untuk dihubungi untuk panggilan penjualan, tingkat minatnya biasanya dianggap cukup tinggi untuk memenuhi syarat untuk janji panggilan penjualan.
Perusahaan juga biasanya mengharapkan pengatur janji mereka untuk melakukan entri data dasar ke dalam program komputer yang dikenal sebagai aplikasi manajemen hubungan pelanggan. Program-program ini membantu karyawan penjualan dan pemasaran perusahaan memantau, melacak, menghubungi, dan memelihara prospek di seluruh proses pembelian perusahaan dengan harapan dapat mengubahnya menjadi pelanggan yang puas. Informasi yang berkaitan dengan janji yang ditetapkan dan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan selama percakapan dengan pemimpin juga dapat ditangkap di sini.
Cara Menjadi Pengatur Janji Temu
Pengaturan penunjukan umumnya dianggap sebagai posisi entry-level yang merupakan bagian dari fungsi penjualan di perusahaan dan yang berfungsi sebagai dasar pembuktian bagi perwakilan masa depan untuk menunjukkan keterampilan penjualan dan kemampuan mereka untuk mewakili perusahaan dengan cara positif yang membantu menumbuhkan merek.. Akibatnya, perusahaan mempertimbangkan keterampilan kerja dasar - keterampilan yang membuat seseorang dapat dipekerjakan, misalnya - dan berpotensi sebagai perwakilan penjualan.
Persyaratan dasar untuk mencari posisi sebagai penentu janji meliputi ijazah sekolah menengah atas atau yang setara, kompetensi dengan program komputer dasar (keyboarding, penggunaan mouse, entri data, dll.) Dan keterampilan interpersonal dan telepon yang sangat baik. Karena sebagian besar pekerjaan pembuat janji temu dilakukan dalam dua konteks utama - berbicara kepada prospek di telepon sambil memasukkan data spesifik pada komputer - pengusaha sangat menghargai kompetensi dan kepercayaan pelamar dalam kedua konteks.
Untuk memaksimalkan peluang Anda mendapatkan posisi setter janji temu, ikuti tips ini:
- Teliti perusahaan sebelum wawancara Anda. Memahami peran setter penunjukan, lini produk dan layanan utama perusahaan dan sedikit sejarah perusahaan. Untuk benar-benar unggul di sini, ketahui siapa pesaing utama perusahaan.
- Pada hari wawancara Anda, berpakaian profesional dan tiba lebih awal. Bersikap ramah dan terbuka seperti yang Anda alami dengan semua orang yang Anda temui. Anda akan dievaluasi jauh sebelum dan sesudah wawancara yang sebenarnya, jadi jadilah tepat dan disengaja dalam perilaku Anda dan interaksi dengan orang lain pada khususnya.
- Setelah wawancara, tindak lanjuti dengan ucapan terima kasih pribadi. Terhubung dengan orang-orang yang Anda temui di LinkedIn, jika mungkin. Temukan artikel baru yang menarik tentang sesuatu yang Anda diskusikan dalam wawancara Anda dan kirimkan bersama dengan catatan terima kasih Anda.
Berapa Penjadwal Membuat Jam?
Gaji rata-rata untuk penentu janji temu di Amerika Serikat berkisar dari $ 18.000 hingga $ 33.000 per tahun. Gaji rata-rata adalah sekitar $ 21.000. Untuk perusahaan yang mengkompensasi setter janji temu berdasarkan jam kerja dibandingkan dengan gaji tahunan, tarif rata-rata perjam untuk setter janji temu baru antara $ 11 dan $ 13 per jam.
Pengatur perjanjian dapat bekerja secara langsung untuk perusahaan yang menjual produk dan layanannya sendiri atau untuk perusahaan outsourcing, dikontrakkan untuk menyediakan layanan pengaturan janji temu bagi banyak klien.
Kiat Meningkatkan Kinerja Anda
Kebanyakan pengatur perjanjian mencari posisi sebagai batu loncatan dalam perjalanan ke posisi penjualan. Untuk memaksimalkan peluang Anda mendapatkan posisi pamungkas itu, Anda ingin memastikan Anda melakukan pekerjaan sebaik mungkin, terutama yang berkaitan dengan fungsi inti Anda: mengatur janji temu sales call dengan calon pelanggan dengan sukses.
Untuk melakukan ini, pertama dan terutama Anda harus memperbaiki skrip Anda agar sesuai dengan kepribadian dan pola bicara Anda sambil tetap mempertahankan esensi dari kata-kata perusahaan, tetapi selalu pastikan Anda memiliki izin sebelum mempersonalisasikan skrip Anda. Beberapa perusahaan mungkin menuntut pengiriman kata demi kata. Skrip terbaik dalam konteks ini akan selalu terdengar santai dan otentik dan tidak pernah menghafal atau berlatih.
Kecuali Anda diperintahkan sebaliknya, coba kirimkan skrip Anda menggunakan kosa kata dan struktur yang alami bagi Anda. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan percakapan dengan prospek berjalan dengan baik dan membuat Anda dalam kerangka pikiran yang memungkinkan Anda "mengikuti arus" dan merespons momen demi momen terhadap kebutuhan dan pertanyaan prospek. Pelafalan kata demi kata dapat terdengar dipaksakan dan dapat membuat Anda lebih sulit untuk tetap menikmati momen dengan prospek.
Berusahalah menyempurnakan nada vokal yang antusias agar Anda tampak bersemangat dengan produk atau layanan yang Anda wakili. Perubahan infleksi, nada, volume, dan tekanan vokal membuat suara Anda lebih menarik untuk didengarkan dan mencegah hang up.
Dengarkan dengan cermat prospek Anda. Perhatikan suara, nada, kecepatan, nada, dan isyarat nonverbal lead lainnya yang akan membantu Anda mencari tahu apakah akan memenuhi kualifikasi lead ini atau meneruskan lead kembali ke pemasaran.
Hormati keputusan pemimpin juga, apakah jawabannya tegas "tidak" atau "tidak sekarang" dan menanggapi sesuai. Pada saat yang sama, penting untuk mengetahui bagaimana merespons ekspresi penolakan atau pushback. Siapkan jawaban untuk keberatan yang paling umum. Jika pemimpin mengatakan itu bukan saat yang tepat untuk berbicara, mintalah untuk menjadwalkan panggilan pada waktu yang lebih nyaman.
Jika prospek menolak Anda, adalah bijaksana untuk menanyakan dengan sopan tentang alasan prospek tersebut. Secara keseluruhan, informasi ini membantu Anda mengetahui kapan dan bagaimana mengubah nada Anda.
