Hampir setiap orang pada suatu waktu akan menjadi subjek catatan tertulis yang menempatkan mereka dalam cahaya yang buruk. Mungkin sesederhana rekaman diskusi informal tentang keterlambatan Anda. Ini bisa berupa konseling formal dalam prosedur disiplin yang mungkin membuat Anda harus membayar kenaikan gaji atau bahkan pekerjaan Anda. Dalam skenario terburuk, itu bisa berupa surat yang menghentikan pekerjaan Anda. Di setiap acara, Anda harus menulis dan mengirim surat bantahan. Surat ini dimaksudkan untuk membantu Anda menyelesaikan perselisihan dengan memberikan sisi cerita Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Bahan referensi yang berhubungan khusus dengan kasing Anda
-
Surat asli melawan Anda
Dekonstruksi surat terhadap Anda dengan memecahnya paragraf demi paragraf. Jika paragraf panjang atau berisi banyak detail, maka pilah sampai ke tingkat kalimat. Dekonstruksi ini memungkinkan Anda melihat surat secara rasional.
Untuk setiap item informasi negatif, buat bantahan yang menjelaskannya. Saat menjelaskan hal-hal ini, berhati-hatilah dengan kata bantahan sehingga Anda mendapat sorotan positif. Misalnya: "Mr. Smith telah terlambat empat kali selama siklus pelaporan" dapat dibantah dengan paragraf yang menjelaskan setiap peristiwa. Anda dapat mengatakan, "Selama 100 hari kerja periode pelaporan, saya tepat waktu 96 persen. Setiap kejadian adalah karena keadaan di luar kendali saya. Setiap insiden dilaporkan kepada penyelia saya sesegera mungkin." Bantahan Anda menjelaskan kekurangan dan dengan mencatat tingkat kehadiran yang sangat tinggi, meremehkan keluhan. Tentu saja, seandainya surat itu ditulis dengan lebih detail, bantahan Anda juga akan lebih detail.
Setelah semua fakta, referensi, dan konsep awal Anda ditulis, Anda akan mengumpulkan surat Anda. Pembukaan harus menghormati figur otoritas yang akan melihatnya. Ini akan memberikan sinopsis singkat tentang mengapa surat itu ditulis. Kemudian Anda akan menambahkan informasi Anda yang menyangkal surat aslinya. Akhirnya, Anda akan menutup dengan hormat.
Contohnya mungkin seperti ini: "Pak, saya menulis untuk memberikan informasi tambahan mengenai surat yang dimasukkan ke dalam file saya pada 1 Januari 2011 oleh Tn. Supervisor mengenai keterlambatan saya. Tn. Supervisor menyatakan bahwa saya terlambat empat Itu benar. Tetapi suratnya tidak pernah menyebutkan bahwa setiap kali dijelaskan oleh saya kepadanya pada saat itu. Dan, dia menerima setiap penjelasan sebagai alasan yang valid. Karena periode pelaporan adalah 100 hari kerja, saya memiliki 96 persen pada tingkat kehadiran waktu. Dengan hormat, Tn. Karyawan."
Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh, tidak perlu terlalu lama, kasar atau bahkan patuh. Sebaliknya, Anda tetap singkat, hanya berfokus pada informasi yang merugikan dalam surat asli dan kepribadian gratis. Pihak ketiga yang tidak bias sekarang dapat membaca kedua surat dan menarik kesimpulan mereka sendiri.
Kiat
-
Kirim bantahan Anda dalam waktu 24 jam sejak surat asli dikirimkan kepada Anda. Saat menulis surat Anda, kutip peraturan yang relevan yang mendukung posisi Anda.
Peringatan
Jangan pribadi. Jika Anda menyerang karakter - panggilan nama, misalnya - dari penulis asli, Anda akan terlihat tidak profesional sambil meningkatkan penulis asli di mata pembaca. Jangan mengembang fakta; mereka terlalu mudah diverifikasi. Jangan membuat bantahan menjadi kotak sabun pribadi Anda, tetap berpegang pada fakta. Jangan pernah menulis sesuatu yang tidak dapat Anda buktikan secara terukur jika diminta.
