Karyawan baru yang tiba di tempat kerja sering disambut dengan tumpukan dokumen untuk diselesaikan, termasuk dokumen asuransi, formulir tunjangan dan dokumen pajak. Salah satu dokumen terpenting yang diterima karyawan baru adalah buku pedoman karyawan, yang sering kali diawali dengan surat dari kepala. Buku pegangan ini seharusnya tidak diperlakukan dengan enteng, itulah sebabnya termasuk surat dari presiden perusahaan, CEO atau pemilik menetapkan legitimasi.
Tujuan Buku Pegangan
Mendistribusikan buku pegangan karyawan ke karyawan baru memainkan peran penting dalam menetapkan dasar hukum untuk mewajibkan atau melarang perilaku tertentu di tempat kerja. Memformalkan harapan, uraian pekerjaan, proses, prosedur disiplin, dan informasi organisasi lainnya memastikan bahwa karyawan nantinya tidak dapat mengklaim ketidaktahuan tentang kebijakan jika memperebutkan pemutusan hubungan kerja atau penurunan pangkat. Selain itu, menjelaskan peraturan perusahaan dalam buku pegangan memastikan keseragaman di antara karyawan. Ketika karyawan dilatih oleh manajer yang berbeda tetapi tidak diberi buku pedoman, ada kemungkinan bahwa mereka akan diajarkan sedikit variasi kebijakan tergantung pada perspektif manajer atau preferensi profesional.
Isi Surat
Memasukkan surat dari kepala dalam buku pedoman karyawan bukanlah ide baru. Pada kenyataannya, sebagian besar surat mengandalkan format yang cukup standar yang mencakup dasar-dasar termasuk salam sambutan, garis besar pendirian dan pertumbuhan perusahaan, dan pernyataan tujuan perusahaan. Surat pengantar buku pegangan karyawan juga dapat mencakup informasi tentang filosofi, visi, dan misi hubungan karyawan kepala. Beberapa surat membahas masalah hukum secara langsung, termasuk pernyataan kehendak kerja, pernyataan menentang pelecehan dan pernyataan pemberi kerja dengan kesempatan yang sama.
Selamat datang
Salah satu alasan mengapa penting untuk menyertakan surat dari kepala dalam buku pegangan karyawan adalah untuk memberikan sambutan resmi kepada perusahaan. Di perusahaan yang sangat besar, ada kemungkinan bahwa karyawan baru telah disaring, diwawancarai dan diproses oleh lusinan karyawan tingkat bawah tanpa pengakuan dari kepala honcho. Sebuah surat penyambutan secara resmi mengakui karyawan yang ada di pesawat, yang menyambutnya ke tim. Ini menambah otoritas kepala sehingga karyawan baru tidak mendapat kesan bahwa perusahaan dijalankan oleh manajer tingkat bawah.
Kekhidmatan
Alasan lain mengapa buku pegangan karyawan harus menyertakan surat dari kepala adalah untuk menentukan gravitasi dokumen. Buku Pegangan yang diawali dengan surat dari presiden perusahaan membuktikan tingginya tingkat perhatian dan standar yang terkait dengan kebijakan perusahaan. Karyawan lebih cenderung menganggap serius buku pegangan (dan membacanya) mengetahui bahwa pembuat keputusan teratas perusahaan menulis surat awal.
Budaya perusahaan
Kepala juga dapat mengatur nada untuk budaya perusahaan dalam surat pedoman karyawan. Bisnis-bisnis yang sangat menghargai formalitas membangun dan melanggengkan nada itu dengan sepatah kata yang konservatif yang menekankan otoritas kepala. Perusahaan yang menghargai lingkungan yang ramah tim dan berorientasi pada manfaat dari surat pedoman yang menggunakan bahasa yang kurang formal, membangun budaya kerja yang lebih kasual.
