Dalam dunia bisnis yang sempurna, karyawan tidak akan membutuhkan selembar "dos dan tidak boleh dilakukan" tertulis mengenai harapan Anda tentang perilaku, kebiasaan kerja, dan etika mereka. Sayangnya, buku-buku hukum penuh dengan kasus-kasus yang melibatkan pekerja yang telah menggugat majikan mereka karena pemutusan hubungan kerja yang salah dengan alasan bahwa mereka tidak pernah diberi tahu bahwa tidak pantas bermain game di komputer, menjual perabot kantor atau membeli barang-barang kebutuhan. Inilah cara menulis pernyataan kebijakan yang akan memastikan semua orang bermain dengan aturan yang sama.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Perangkat lunak pengolah kata
Identifikasi masalah personel yang perlu ditangani. Ini bisa berupa masalah yang ada (mis., Pelanggaran kode pakaian, ketidakhadiran) atau potensi masalah yang bisa timbul dari penggabungan yang akan datang, perampingan, outsourcing, atau pengenalan produk atau layanan baru.
Kumpulkan sebuah komite informal yang terdiri dari personel SDM Anda, seorang pengacara dan perwakilan kelompok yang akan terkena dampak langsung oleh kebijakan baru tersebut.
Jelaskan kepada kelompok mengapa Anda merasa perlu kebijakan baru. Untuk menggunakan contoh kode pakaian, argumen dapat dibuat bahwa karyawan perlu memproyeksikan citra profesional perusahaan untuk menarik dan mempertahankan pelanggan. Jika pelanggan menganggap bahwa karyawan tidak menaruh waktu atau peduli pada penampilan mereka, mereka mungkin bertanya-tanya apakah kecerobohan seperti itu akan meluas ke penanganan kebijakan asuransi atau penjualan rumah mereka.
Mintalah umpan balik dari komite tentang bagaimana masalah tersebut dapat diselesaikan. Sebagai contoh, saran mungkin dibuat bahwa karyawan laki-laki diizinkan untuk mengenakan kemeja terbuka tetapi mereka harus selalu memiliki jas dan dasi yang tersedia untuk pertemuan dengan klien. Gagasan lain mungkin untuk menetapkan satu hari dalam seminggu (mis., "Casual Friday") untuk kode berpakaian santai atau untuk memungkinkan karyawan yang tidak memiliki kontak pelanggan untuk menentukan jenis pakaian apa yang paling sesuai dengan kondisi kerja mereka.
Tinjau saran dan pilih yang paling bisa diterapkan. Kembali ke komite dengan daftar ini dan undang diskusi tentang (1) mana yang mewakili kompromi terbaik dan (2) bagaimana kebijakan itu akan ditegakkan.
Buat garis besar kebijakan Anda. Pernyataan pembukaan harus menjelaskan dalam bahasa yang jelas, tidak berantakan mengapa kebijakan itu penting. Bagian kedua harus menyatakan apa kebijakan baru itu, siapa yang dipengaruhinya dan tanggal mulai berlakunya. Jika ada beberapa komponen kebijakan (mis., Daftar pakaian yang tidak lagi dapat diterima), gunakan poin-poin sehingga ini akan menonjol. Bagian ketiga dari kebijakan tersebut harus menjelaskan bagaimana kebijakan itu akan ditegakkan dan konsekuensinya untuk melanggarnya.
Tinjau konsep pernyataan kebijakan Anda dengan personel SDM dan pengacara Anda untuk memastikan bahwa semua pangkalan telah dicakup dan bahasanya mudah dipahami.
Tentukan bagaimana pernyataan kebijakan baru akan disebarluaskan kepada karyawan. Format yang paling populer adalah memo kantor yang didistribusikan melalui saluran reguler. Sayangnya, pendekatan ini dapat membuat Anda terbuka untuk karyawan yang bersikeras bahwa dia atau dia tidak pernah melihatnya atau dibuang begitu saja. Untuk mengatasi skenario ini, Anda mungkin ingin menyertakan garis tanda tangan untuk setiap karyawan di bawah pernyataan "Saya mengakui tanda terima dan memahami kebijakan ini." Bagikan dua salinan. Minta mereka untuk menandatangani dan mengembalikan salah satu dari mereka dan menyimpan yang kedua di file atau di manual karyawan mereka.
Kiat
-
Konsekuensi dari pelanggaran kebijakan perusahaan harus konsisten dengan tingkat keparahan. Untuk pelanggaran ringan, ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti surat teguran yang ditempatkan dalam arsip personalia pekerja, dermaga sebagai gajinya atau penarikan hak istimewa. Untuk tindakan yang lebih serius seperti penyalahgunaan zat, pencurian, atau kompromi integritas perusahaan, hasilnya adalah penghentian dan, dalam beberapa kasus, pengajuan tuntutan pidana.
