Perencana acara bekerja dalam berbagai kapasitas untuk membantu bisnis, organisasi dan individu merencanakan acara yang sukses. Perencana acara dapat merencanakan semuanya mulai dari pernikahan dan baby shower hingga konferensi dan pameran dagang. Sementara gelar sarjana atau pelatihan formal tidak diperlukan untuk menjadi perencana acara, ada berbagai keterampilan dan alat perencanaan yang dapat membantu perencana acara menjalankan bisnis yang sukses yang menarik klien.
Kemampuan berorganisasi
Jika Anda ingin menjadi perencana acara, terlepas dari jenis acara yang Anda rencanakan, pastikan bahwa keterampilan organisasi Anda sempurna. Menyatukan acara membutuhkan perencanaan dan persiapan berbulan-bulan. Perencana acara membuat garis waktu untuk membantu mereka mengatur detail acara, dari memilih tempat hingga memesan katering. Mereka harus melacak kontrak dengan masing-masing vendor tempat mereka bekerja, dan memberi tahu vendor dan klien tentang segala perubahan yang dapat memengaruhi acara yang mereka rencanakan.
Keterampilan Negosiasi
Perencana acara menghabiskan banyak waktu bernegosiasi dengan vendor saat mereka mengatur acara. Mereka berupaya mendapatkan harga yang adil bagi pelanggan mereka yang berada dalam anggaran pelanggan mereka. Perencana acara mungkin bernegosiasi dengan perusahaan katering, tempat acara, perusahaan percetakan atau desainer grafis.
Keterampilan Penelitian
Keahlian riset sangat membantu ketika merencanakan acara yang didasarkan pada tema, menemukan vendor dengan harga terbaik atau mengidentifikasi media mana yang menjadi sasaran audiens acara dan informasi dari berita secara teratur. Dari mencari tempat untuk menentukan cara untuk menarik peserta acara, perencana acara harus terampil dalam melakukan penelitian.
Ceruk dan Pasar Sasaran
Perencana acara dengan ceruk menemukan kesuksesan besar karena mereka dapat menyesuaikan layanan mereka untuk memenuhi jenis klien tertentu. Memilih ceruk juga membantu Anda memposisikan diri sebagai ahli. Anda memiliki pilihan untuk merencanakan acara perusahaan, sosial atau politik, untuk beberapa nama. Perencana pernikahan, misalnya, mengoordinasikan acara-acara mulai dari pertunangan hingga brunch pernikahan, berfungsi sebagai sumber daya utama calon pengantin perempuan untuk acara-acara yang berhubungan dengan pernikahan. Perencana acara Niche menjalin hubungan dengan vendor dalam bidang spesialisasi mereka, sehingga mereka memiliki vendor berkualitas untuk disarankan kepada klien mereka.
Asuransi
Lindungi bisnis perencanaan acara Anda dengan asuransi kesalahan dan kelalaian. Dalam dunia perencanaan acara, kecelakaan dengan acara, lokasi atau vendor dapat menyebabkan litigasi. Hindari biaya dan pengeluaran yang terkait dengan tuntutan hukum dengan membeli asuransi untuk bisnis Anda.
Lindungi diri Anda lebih jauh dengan bekerja sama dengan pengacara untuk membuat kontrak layanan yang menguraikan layanan yang Anda berikan dan merinci kewajiban Anda.
Pendidikan dan Pengalaman
Anda tidak perlu gelar sarjana atau sertifikasi untuk menjadi perencana acara, tetapi pendidikan hanya dapat meningkatkan keahlian Anda. Banyak perencana acara mempelajari industri dengan meneliti, bekerja sebagai pekerja magang dan memulai dengan posisi koordinasi acara tingkat pemula. Pendidikan dalam perencanaan acara, pemasaran, manajemen, operasi, hubungan masyarakat, dan komunikasi massa dapat membantu Anda menjadi perencana acara.
