Organisasi besar dan mereka yang memiliki banyak lokasi menghadapi bentuk penipuan finansial yang disebut karyawan hantu. Untuk mendeteksi mereka, dan pada akhirnya untuk mencegahnya, perusahaan-perusahaan ini secara rutin melakukan praktik audit hantu.
Karyawan Hantu Ditentukan
Karyawan hantu - kadang-kadang disebut karyawan hantu - adalah nama-nama di daftar gaji kepada siapa gaji dikeluarkan, tetapi yang bukan karyawan sebenarnya dan tidak melakukan pekerjaan apa pun. Mereka Istilah "karyawan hantu" diberikan karena karyawan itu ada di atas kertas tetapi tidak ada di tempat kerja; pekerjaan-pekerjaan yang menurut dugaan karyawan hantu sering disebut pekerjaan tanpa-pertunjukan. Butuh waktu lama untuk menemukan karyawan hantu tanpa bantuan audit hantu. Kontrol internal yang ketat dapat membantu mencegah karyawan hantu.
Menyelinap Karyawan Hantu Ke Daftar Gaji
Sebagian besar organisasi memerlukan dokumentasi perekrutan untuk menempatkan seseorang dalam daftar gaji, yang umumnya berarti bahwa penyelia atau manajer - seseorang dengan wewenang untuk mengarahkan departemen penggajian untuk menambah karyawan baru - harus dilibatkan. Terkadang anggota departemen penggajian juga terlibat. Karyawan Ghost ditambahkan ke daftar gaji dengan, antara lain, menciptakan karyawan fiktif, menggunakan nama karyawan yang diberhentikan, menempatkan karyawan baru dalam sistem satu periode pembayaran sebelum mereka mulai bekerja untuk perusahaan dan menambahkan karyawan sementara ke dalam daftar gaji. Dalam beberapa kasus, orang-orang yang menyelinap karyawan hantu ke dalam daftar gaji menghapus mereka setelah hanya beberapa minggu, membuatnya lebih sulit untuk audit masa depan untuk mengidentifikasi.
Mengusir Karyawan Hantu
Sementara keberadaan karyawan hantu kadang-kadang dapat ditemukan dalam audit rutin, dalam banyak kasus dokumentasi yang diberikan cukup untuk lulus pemeriksaan semacam itu. Audit hantu dirancang khusus untuk mengungkap karyawan hantu, dan menyelidiki catatan penggajian dan perilaku karyawan dengan cermat untuk mencari bukti hantu. Audit ini terbukti bermanfaat, terutama untuk organisasi besar. Misalnya, pada tahun 2009, audit yang dilakukan oleh Sekolah Umum Detroit menemukan lebih dari 250 karyawan hantu - sebuah penipuan yang menelan biaya sistem lebih dari $ 400.000 selama empat tahun.
Proses Audit Hantu
Salah satu metode yang paling efektif untuk melakukan audit hantu adalah dengan mewajibkan semua karyawan untuk mengambil gaji mereka atau menyetor langsung setoran langsung. Gaji atau stub karyawan hantu tidak akan dikumpulkan. Ini adalah bagaimana Sekolah Umum Detroit menentukan berapa banyak karyawan hantu itu. Metode audit hantu efektif lainnya termasuk mencari karyawan yang belum berlibur, tidak mencantumkan alamat fisik dan tidak menerima pemotongan gaji mereka (untuk Jaminan Sosial, pajak atau asuransi). Selain itu, mereka yang melakukan audit hantu mencari beberapa setoran langsung ke rekening bank yang sama, nomor Jaminan Sosial tidak valid dan informasi karyawan hilang.
