Kegiatan pelatihan manajemen proyek membantu peserta memahami dan mempraktikkan teknik manajemen proyek yang Anda ajarkan di kelas. Siswa mendapatkan pengalaman bekerja dengan berbagai alat yang akan mereka gunakan sehari-hari sebagai manajer proyek. Perkenalkan kegiatan yang memungkinkan banyak siswa berlatih. Berikut adalah tiga contoh kegiatan yang dapat Anda sesuaikan untuk sesi pelatihan Anda.
Brainstorming
Brainstorming biasanya digunakan sejak awal dalam proses kreatif manajemen proyek. Menurut BusinessBalls.com, "Brainstorming menciptakan ide-ide baru, menyelesaikan masalah, memotivasi dan mengembangkan tim" (lihat Referensi 1). Fasilitator kegiatan menggunakan flip chart atau papan tulis untuk merekam ide-ide tim dan mengelola tanggapan mereka. Pilih tujuan curah pendapat. Misalnya, tentukan pro dan kontra relokasi operasi kantor pusat.
Fasilitasi sesi, catat semua ide siswa. Ketika batas waktu untuk brainstorming berakhir, bantu kelompok untuk memasukkan konsep seperti ke dalam pos dan / atau sub-pos yang terkait. Buat solusi berdasarkan input grup. Tetapkan sebuah rencana aksi dengan garis waktu dan bagikan ini ke semua peserta.
Diagram Tulang Ikan
Dr. Kaoru Ishikawa, ahli statistik kontrol kualitas Jepang, menemukan diagram tulang ikan, juga dikenal sebagai diagram Ishikawa atau diagram sebab dan akibat. Ketika digambar, itu terlihat seperti kerangka seekor ikan, karenanya namanya. Ini adalah alat analitis yang sering digunakan untuk membuat diagram efek dan penyebabnya. Ini mengidentifikasi masalah root ketika suatu proses tidak bekerja dengan benar.
Gambar kerangka ikan di atas kertas besar atau papan tulis. Beri label masalah pada kepala ikan. Katakanlah Anda memiliki masalah dengan pengiriman terlambat. Tulang-tulang yang menonjol dari tulang belakang ikan masing-masing akan nama kategori utama yang mempengaruhi area masalah. Misalnya, jika "Bahan" adalah salah satu kategori utama Anda, Anda melakukan brainstorming hal-hal dalam bahan yang menyebabkan pengiriman terlambat.
Satu per satu, sumbang saran penyebab potensial di setiap kategori dengan bertanya, "Mengapa ini terjadi?" tentang setiap item dan sub-item. Kategori utama lainnya mungkin "Keterampilan" atau "Prosedur", misalnya, tergantung pada sifat masalah Anda.
Masalah utama kemungkinan akan muncul di lebih dari satu kategori ketika Anda telah menyelesaikan proses. Setelah penyebab yang paling mungkin telah diidentifikasi, pesan penyebabnya dari yang paling mungkin hingga yang paling tidak mungkin. (lihat Referensi 2) Kegiatan ini menawarkan pengalaman siswa menggunakan pendekatan diagram tulang ikan untuk manajemen proyek. Rencana tindakan dapat mengikuti.
Analisis Jalur Kritis
Analisis jalur kritis (CPA) membantu manajer proyek merencanakan dan menjalankan proyek rumit secara efisien. Dengan menggunakan CPA, manajer proyek memperkirakan kerangka waktu proyek. Menurut Sumber Daya Pelatihan Profesional Fenman di Inggris, analisis jalur kritis adalah "salah satu alat yang paling berguna untuk perencanaan dan analisis proyek."
Fenman merekomendasikan kegiatan pengajaran berdasarkan memasak hidangan populer, Spaghetti Bolognese (lihat Referensi 3). Siswa mengenali langkah mana yang merupakan urutan dan langkah mana yang independen. Berjalan peserta melalui gambar diagram jaringan dan kemudian mengidentifikasi jalur kritis - peristiwa utama yang menentukan panjang keseluruhan proyek. Dengan menggunakan CPA, manajer proyek memvisualisasikan pentingnya setiap tugas dalam menyelesaikan proyek dalam kerangka waktu.
