Uang mengalir masuk dan keluar dari bisnis Anda, dan setiap kali mengalir keluar untuk membeli aset baru, meningkatkan yang sudah ada atau mengurangi kewajiban, transaksi dicatat sebagai pengeluaran. Pencairan atau pembayaran seperti membeli atau meningkatkan mesin, distribusi kepada pemilik atau melunasi pinjaman bank hanyalah beberapa pengeluaran yang diperlukan untuk mengoperasikan bisnis Anda.
Pengeluaran vs. Biaya
Pengeluaran berarti penggunaan uang tunai atau setara kas untuk membeli aset, membayar utang atau mendanai operasi. Beberapa pengeluaran dapat berupa pengeluaran tetapi tidak setiap pengeluaran merupakan biaya yang dapat dikurangkan.
Dilaporkan dalam laporan laba rugi, pengeluaran bisnis adalah biaya yang telah kedaluwarsa, digunakan habis atau diperlukan untuk memperoleh pendapatan selama periode tertentu. Biaya adalah pembelian yang dapat dikurangkan seperti sewa, utilitas, pajak, lisensi, biaya profesional, perlengkapan kantor, iklan, komisi, perbaikan, asuransi, bahan, tenaga kerja dan harga pokok penjualan.
Konvensi akuntansi dan pertanggungjawaban pajak terkadang mengejutkan cara Anda melakukan dan mencatat pembayaran relatif terhadap ketika dana benar-benar berpindah tangan. Pertukaran dana adalah pengeluaran, sedangkan entri pembukuan yang mencatat transaksi sebagai bagian dari laporan laba rugi menunjukkan biaya yang dapat dikurangkan.
Pembiayaan dan Depresiasi
Ketika Anda membiayai operasi bisnis, Anda diizinkan untuk mengurangi jumlah yang Anda habiskan bahkan jika Anda membayar pembelian ini dengan dana pinjaman. Tetapi Anda tidak diperbolehkan memotong pembayaran pokok pinjaman bisnis. Jika Anda meminjam $ 1.000 untuk membayar sewa selama sebulan saat uang tunai terbatas, biaya sewa dikurangkan selama bulan berjalan. Jika Anda membayar kembali $ 1.000 pada bulan berikutnya ketika uang tunai lebih banyak, Anda tidak diperbolehkan untuk mengurangi pembayaran ini untuk kedua kalinya. Pembayaran pokok adalah pengeluaran karena uang itu meninggalkan rekening bisnis Anda, tetapi itu bukan beban karena beban itu sudah dicatat ketika Anda membayar sewa.
Demikian pula, ketika Anda membeli peralatan besar yang akan digunakan bisnis Anda dari waktu ke waktu, Anda biasanya melakukan pembelanjaan sekaligus dengan menulis cek untuk item tersebut. Namun, saat mencatat pembelian sebagai biaya yang dapat dikurangkan, Anda harus mendepresiasi atau menyebarkan pengurangan selama beberapa tahun Anda mengharapkan aset dalam layanan. Misalnya, jika restoran Anda membeli oven yang Anda harapkan untuk digunakan selama 10 tahun, seluruh jumlah pembelian adalah pengeluaran jika Anda membayar oven dalam satu pembayaran. Tetapi Anda hanya dapat mencatat sepersepuluh dari biaya oven sebagai biaya yang dapat dikurangkan selama setiap tahun yang digunakan oleh bisnis Anda.
