Penulis dan kolumnis Harvey MacKay pernah berkata, "Jika Anda gagal merencanakan, maka Anda berencana untuk gagal." Tidak ada yang lebih benar daripada dalam manajemen proyek. Seorang pemimpin proyek yang sukses harus mampu menyulap banyak bola saat berhadapan dengan tim orang yang beragam, dan perencanaan strategis, penilaian dan pengukuran adalah jantung dari semuanya. Jika Anda menyusun rencana yang cermat, berkomunikasi dengan jelas kepada tim Anda dan mengukur kemajuan di sepanjang jalan, jalan menuju proyek yang sukses hampir pasti.
Tentukan tujuan Anda. Sebelum Anda dapat mulai memimpin proyek apa pun, Anda harus bekerja sama dengan pelanggan Anda untuk memastikan bahwa Anda berada di halaman yang sama ketika sampai pada apa yang diharapkan dari hasil akhir, dan bahwa harapan pelanggan masuk akal. Buat dokumen definisi proyek yang memberikan ikhtisar topline, nyatakan tujuan yang disepakati dan mencakup ruang lingkup proyek, asumsi dan risiko apa pun, bagaimana Anda berencana untuk mendekati proyek, bagian mana dari organisasi Anda yang pada akhirnya akan mengerjakan proyek dan perkiraan biaya dan perkiraan durasi. Jangan memulai proyek tanpa dokumen ini ditandatangani oleh sponsor atau pelanggan dan pemangku kepentingan utama.
Rencanakan, rencanakan, dan rencanakan lebih banyak lagi. Jack Gido dan James Clements, penulis "Successful Project Management," mengatakan bahwa, "Meluangkan waktu untuk mengembangkan rencana yang matang sebelum memulai proyek sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek apa pun." Mulailah perencanaan Anda dengan memecah proyek menjadi serangkaian ember yang lebih kecil, mengidentifikasi tugas dalam masing-masing. Masukkan tonggak yang jelas dalam perencanaan, yang akan membantu Anda menilai apakah Anda berada di jalur atau tidak saat proyek berlangsung. Sertakan biaya yang akan Anda keluarkan untuk setiap langkah, dan perkiraan jam kerja untuk setiap tugas.
Kumpulkan tim untuk mengerjakan proyek berdasarkan jam kerja dan keterampilan yang diperlukan yang Anda identifikasi selama proses perencanaan. Komunikasikan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan anggaran secara jelas, serta peran masing-masing dalam proyek. Pastikan bahwa setiap anggota tim memiliki anggaran dan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan. Gunakan grafik RACI sesuai kebutuhan sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab atau bertanggung jawab untuk setiap tonggak sejarah, serta siapa kontributornya dan siapa yang perlu diberitahu tentang kemajuan.
Buat jadwal untuk komunikasi reguler dengan tim. Untuk proyek jangka panjang, satu pertemuan tim formal per bulan mungkin cukup, pindah ke satu kali setiap minggu seiring kemajuan proyek. Dalam minggu-minggu terakhir proyek, Anda mungkin menemukan bahwa pertemuan harian diperlukan. Dapat diakses setiap saat untuk setiap anggota tim untuk menjawab pertanyaan.
Ukur kemajuan proyek sesering mungkin. Tugas Anda adalah menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai harapan para pemangku kepentingan. Banyak proyek, bagaimanapun, menderita penggelembungan anggaran dan ruang lingkup creep. Jason Westland, penulis dan CEO perusahaan manajemen proyek Method123, mengatakan bahwa anggaran proyek harus menjadi bagian hidup dari proyek yang Anda ulas secara berkelanjutan dengan tim dan pemangku kepentingan utama sepanjang masa proyek. Jika Anda menilai kemajuan secara teratur dan berkomunikasi dengan tim Anda secara efektif, Anda harus dapat mengidentifikasi masalah dengan anggaran dan cakupan lebih awal dan membuat koreksi yang diperlukan.
