Jadi, Anda telah menerima pesanan dan telah mengirimi pelanggan Anda produk atau layanan yang mereka minta. Selamat! Selanjutnya, Anda perlu membuat pelanggan membayar. Proses pengumpulan uang dimulai dengan faktur yang dikirim ke pelanggan yang menunjukkan jumlah jatuh tempo dan ketentuan pembayaran. Mempersiapkan faktur menciptakan piutang.Ini adalah hal yang bernilai bagi bisnis Anda, berperingkat tinggi dalam daftar aset Anda karena mudah dikonversi menjadi uang tunai.
Kiat
-
Dalam istilah akuntansi, menyiapkan faktur membuat piutang. Segera setelah dibayar, faktur menjadi uang tunai.
Definisi Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen bisnis yang disiapkan kapan pun Anda perlu meminta pembayaran dari pelanggan untuk barang atau jasa yang telah Anda berikan. Faktur berisi rincian penting seperti produk, jumlah, harga, dan ketentuan pembayaran, seperti rincian bank perusahaan. Sejauh dokumen pergi, itu salah satu yang paling mudah untuk dibuat, dan itu juga salah satu yang paling penting. Faktur menetapkan kewajiban pelanggan untuk membayar. Dengan mengeluarkan faktur, Anda memverifikasi kontrak yang ada antara Anda dan pelanggan dan bahwa Anda telah menyelesaikan sisi penawaran Anda. Setelah pelanggan menyetujui faktur, itu menjadi utang hukum yang harus dibayar pelanggan.
Apa Perbedaan Antara Faktur dan Tagihan?
Ada baiknya membersihkan beberapa terminologi pada titik ini karena sering ada banyak kebingungan tentang apa faktur dan apa tagihan. Faktur selalu dikirim dari penjual ke pelanggan dengan harapan dibayar dalam waktu tertentu. Jadi, ketika Anda menyediakan barang dan jasa, Anda akan selalu membuat faktur. Tagihan adalah sesuatu yang harus dibayar pelanggan. Jadi faktur yang Anda buat, di sisi pelanggan pagar, adalah tagihan. Ini dokumen yang sama tetapi dengan nama yang berbeda, tergantung pada apakah Anda membayar atau menerima uang.
Dalam istilah akuntansi, perbedaan ini penting. Anda dan pelanggan akan menggunakan faktur yang sama untuk tujuan pembukuan. Tetapi, sementara pelanggan akan menggunakan faktur untuk mencatat uang yang harus meninggalkan bisnis, yang disebut hutang, Anda akan menggunakannya untuk mencatat uang yang akan masuk ke bisnis, yang disebut piutang dagang.
Informasi Apa Yang Harus Ada pada Faktur Penjualan?
Secara umum, Anda dapat memecah faktur menjadi dua bagian: header faktur dan inti penagihan. Header faktur berisi:
- Nama dan alamat penjual.
- Nama dan alamat penerima.
- Tanggal faktur - ini sangat penting! Jam mulai berdetak untuk pelanggan pada tanggal faktur. Jika Anda memiliki batas waktu untuk pembayaran, yang harus Anda lakukan, maka termasuk tanggal memastikan semua orang di halaman yang sama tentang kapan pembayaran jatuh tempo.
- Nomor faktur unik.
- Nomor PO, jika Anda menggunakan sistem pesanan pembelian untuk mengontrol pembelian bisnis Anda.
Inti penagihan berisi:
- Deskripsi terperinci dari layanan yang diberikan atau produk yang dipasok, termasuk jumlah dan harga.
- Segala pajak penjualan yang berlaku.
- Total harga yang jatuh tempo.
- Syarat dan ketentuan untuk pembayaran. Misalnya, Anda dapat menentukan "net 30," yang berarti seluruh jumlah jatuh tempo dalam 30 hari.
- Metode pembayaran, seperti detail rekening bank atau nama orang di mana pelanggan dapat mengirim cek.
Apa itu Faktur Penjualan dalam Ketentuan Akuntansi?
Banyak bisnis memiliki cukup banyak pelanggan yang tidak segera membayar. Jika Anda menggunakan metode akuntansi faktur akrual, Anda akan mencatat pendapatan saat Anda mendapatkannya, bukan ketika uang masuk ke rekening bank Anda. Ini berarti Anda memerlukan metode untuk mencatat pendapatan yang berhak Anda terima tetapi belum Anda terima. Faktur penjualan dalam istilah akuntansi adalah "piutang dagang" atau "A / R." Piutang akun mewakili semua pembayaran yang disebabkan oleh bisnis Anda yang belum dibayar oleh pelanggan.
Jika Anda memikirkannya, apa yang sebenarnya Anda lakukan saat membuat faktur adalah memperpanjang kredit bebas bunga pelanggan untuk waktu yang singkat. Anda mengizinkan mereka untuk mendapatkan barang atau layanan sebelum pembayaran, berdasarkan kepercayaan bahwa pembayaran akan dilakukan pada tanggal pembayaran. Piutang usaha hanyalah cara untuk mencatat kepercayaan ini.
Bagaimana Anda Merekam Faktur?
A / Rs sangat berharga untuk bisnis Anda karena ketika mereka dibayar, mereka segera dikonversi menjadi uang tunai. Dengan demikian, Anda akan mencatatnya sebagai aset di neraca perusahaan. Adalah konvensional untuk mendaftarkan aset dalam urutan likuiditas, yang mengukur seberapa cepat sesuatu dapat dikonversi menjadi uang tunai. Jadi, dari semua aset bisnis Anda, uang tunai adalah yang paling likuid, dan aset seperti real estat, saham dalam dana lindung nilai dan investasi alternatif lainnya adalah yang paling tidak likuid karena barang-barang ini jauh lebih sulit untuk dijual.
Piutang usaha dicatat sebagai aset lancar karena pembayaran jatuh tempo dari pelanggan dalam satu tahun atau kurang. Dan, karena dikonversi menjadi uang tunai, saat faktur dibayar, A / R adalah salah satu aset Anda yang paling likuid. Anda biasanya akan mencantumkannya di bawah uang tunai di neraca, dan angka yang Anda masukkan hanyalah jumlah total semua faktur terutang Anda.
Apa Perbedaan Antara Piutang dan Piutang?
Sisi lain dari piutang adalah hutang dagang. A / P terjadi ketika Anda berhutang uang kepada pemasok karena Anda belum membayar tagihan. Sebagai entri akuntansi, ini mewakili kewajiban Anda untuk melunasi hutang jangka pendek. Untuk mengilustrasikan, bayangkan pemasok mengirimi Anda sebuah widget dan beberapa hari kemudian mengirimkan faktur untuk biaya $ 500. Anda wajib membayar uang ini, jadi Anda mencatat $ 500 sebagai debit di kolom hutang dagang dan sekaligus kredit $ 500 untuk biaya bahan baku, yang biasanya terdaftar sebagai harga pokok penjualan. Pemasok Anda sedang menunggu untuk menerima pembayaran, sehingga ia mencatat faktur di kolom piutang dagangnya.
Kemudian, ketika Anda menulis cek untuk membayar tagihan, Anda akan memasukkan kredit $ 500 ke kolom hutang akun dan $ 500 debit ke rekening giro. Jika ada yang melihat laporan pendapatan Anda, mereka dapat melihat secara sekilas jumlah total bisnis yang ditanggung dalam tagihan yang belum dibayar.
Bagaimana jika Pelanggan Tidak Membayar?
Di dunia yang ideal, semua pelanggan Anda akan membayar semua faktur tepat waktu, setiap saat. Di dunia nyata, pelanggan membayar terlambat dan beberapa tidak membayar sama sekali. Masalahnya di sini adalah bahwa entri piutang Anda seharusnya menunjukkan saldo semua faktur yang akan dikonversi menjadi uang tunai dalam waktu dekat. Jika pelanggan tidak membayar selama 90, 120 atau 360 hari - atau tidak membayar sama sekali - ini akan merusak akurasi neraca Anda.
Aturan nomor satu penagihan utang adalah semakin lama pembayaran terhutang, semakin sulit untuk menagihnya. Salah satu perhitungan penting untuk bisnis apa pun adalah mencari tahu berapa usia faktur Anda dengan proses yang disebut "penuaan." Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis, kategori biasa untuk jenis laporan ini meliputi:
- Sekarang: Harus segera jatuh tempo.
- 1 hingga 30 hari: Jatuh tempo dalam 30 hari ke depan.
- 31 hingga 60 hari terlambat.
- 61 hingga 90 hari terlambat.
- 91 hari dan setelah lewat waktu, dan seterusnya, dalam peningkatan 30 hari.
Tujuan penuaan adalah untuk melihat faktur mana yang perlu ditindaklanjuti, seperti menelepon pelanggan atau mengirim akun ke agen penagihan. Ini juga memberikan beberapa wawasan tentang apakah Anda mengumpulkan pembayaran terlalu lambat dan terlalu banyak mengambil risiko kredit. Jika piutang menetes terlalu lambat, Anda bisa berakhir dengan masalah arus kas utama dan harus meminjam uang untuk memenuhi biaya operasional harian Anda.
