Jika Anda memulai pekerjaan baru yang membutuhkan tugas administrasi profesional, mengirim surat pribadi atau bisnis atau mengirim selebaran untuk penggalangan dana atau acara lainnya, Anda perlu mempelajari cara memasukkan amplop dengan benar. Surat yang tidak disajikan dengan benar dapat mengirim pesan kepada penerimanya bahwa Anda tidak cukup peduli dengannya untuk menghabiskan waktu untuk melipat dan memasukkan barang ke dalam amplop dengan benar.
Alamat amplop Anda sebelum Anda mengisinya, terutama jika berisi surat kepada klien atau prospek. Amplop dapat diatasi dengan menggunakan printer untuk memindahkan alamat secara langsung ke amplop dengan mencetak label surat yang dapat diamankan ke amplop atau dengan menulis alamat dengan tangan. Amplop tulisan tangan hanya boleh digunakan saat mengirim korespondensi pribadi ke teman atau anggota keluarga.
Kumpulkan bahan-bahan yang harus dimasukkan ke dalam amplop Anda. Jika Anda memiliki banyak amplop yang berisi informasi serupa, temukan area permukaan yang luas untuk bekerja, seperti meja, meja, atau konter. Pisahkan komponen yang berbeda dari setiap pengiriman ke tumpukan terpisah dalam jarak yang dapat dijangkau dari tempat Anda akan bekerja.
Periksa selembar kertas terbesar yang akan disertakan dalam pengiriman. Jika lembaran terbesar adalah surat berukuran 8,5 kali 11 inci, ia harus dilipat menjadi tiga, dengan semua lembar yang lebih kecil atau komponen surat dilipat di dalamnya. Jika ukuran kertas terbesar secara signifikan lebih kecil dari pada kertas ukuran letter normal, Anda dapat melipat kertas menjadi dua atau membiarkannya terbuka jika muat di dalam amplop.
Geser kertas yang terlipat ke dalam amplop dengan ujung terbuka menghadap ke arah depan amplop. Penerima Anda harus dapat membuka tutup amplop, menarik surat Anda dan membaca isi surat Anda tanpa perlu membalikkan kertas atau membalikkannya. Tutup amplop Anda dengan spons lembab jika Anda tidak menggunakan amplop yang dapat disegel sendiri (atau lengket).
