Agar komunikasi dapat terjadi, pendengar harus memahami apa arti pengirim - suatu proses yang lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Komunikasi dikerutkan oleh sejumlah masalah, termasuk penyalahgunaan kata-kata dan pesan nonverbal seperti nada suara dan ekspresi wajah.
Proses komunikasi yang kompleks, berlapis-lapis, dan dinamis dapat efektif dalam menyampaikan makna jika pengirim mengenali berbagai hambatan komunikasi dan mengambil langkah-langkah untuk mengatasinya. Misalnya, pengirim harus memahami bahwa interpretasi pendengar terhadap suatu pesan akan tergantung pada kerangka referensi pribadinya.
Kenali Perspektif
Pendengar melihat diskusi apa pun dari mereka kerangka referensi pribadi, yang mencakup prioritas mereka, nilai-nilai pribadi dan budaya dan latar belakang pendidikan, profesional dan keluarga. Terserah pembicara untuk mengenali ini dan membuat pesan bahwa penerima dapat menguraikan secara efektif.
Hindari Stereotip Audiens Anda
Penting untuk mempertimbangkan kerangka referensi pendengar yang sebenarnya, daripada apa yang Anda asumsikan didasarkan pada stereotip Anda tentang dia. Kerangka referensi setiap orang adalah unik. Akibatnya, anggapan pendengar mencerminkan stereotip umum karena usianya, jenis kelamin atau budayanya tidak tepat dan bermasalah.
Sadarilah Bahwa Pendengar Dapat Menerima Pesan Berbeda
Ketika seorang pendengar mendengar pesan yang tidak sesuai dengan keyakinan dan asumsi pribadinya, ia akan kesulitan memahami atau mengambil tindakan sebagai tanggapannya. Karena itu, penting bagi seorang pembicara ulangi pesan sesering mungkin dan ulangi lagi jika perlu.
Bentuk Hubungan, dan Lalu Berkomunikasi
Jika pendengar tidak tahu pembicara atau memiliki kepercayaan pada kredensial atau keahliannya, pendengar cenderung mengabaikan pesan atau meminimalkan kemungkinan bahwa pesan itu valid. Merupakan ide bagus bagi pembicara untuk mencoba membentuk hubungan dengan pendengar sebelum dia mencoba membujuk pendengar untuk mengambil tindakan apa pun.
Terima Bahwa Jargon Mungkin Komunikasi Negatif
Orang yang tidak terbiasa dengan atau tidak menggunakan istilah tertentu dapat menganggap penggunaan istilah itu menghina atau percaya bahwa pembicara berusaha menipu. Gunakan jargon hanya ketika Anda yakin itu akan dipahami dengan baik oleh pendengar. Kalau tidak, batasi pembicaraan Anda untuk bahasa yang ringkas dan jelas.
Atur Waktu Pesan Anda dengan Tepat
Untuk memastikan Anda mendapat perhatian pendengar, sampaikan pesan Anda ketika kecil kemungkinan perhatiannya akan terganggu oleh kebisingan lainnya. Pastikan dia memperhatikan untuk memaksimalkan kemungkinan bahwa dia akan menyimpan informasi.
Berlatih Pengungkapan Penuh
Seorang audiens mungkin sadar bahwa pembicara menahan informasi tertentu untuk menghindari kemungkinan dampak negatif dari membagikannya. Cukup sering dilakukan, menahan informasi menghancurkan kepercayaan dan merusak hubungan. Yang terbaik adalah berbicara dengan jujur dan menyampaikan berita buruk apa pun secara langsung dan seragam kepada semua pendengar, terlepas dari peran mereka dalam suatu organisasi.
