Setiap bisnis dan orang yang bekerja dengan publik harus berkomunikasi dengan publik pada titik tertentu. Tapi itu tidak ideal bagi suatu pihak untuk membagi sumber dayanya antara bisnis utamanya dan menjelaskan bisnis itu kepada dunia - di situlah agensi PR masuk. Agensi PR mana pun yang berharga akan memanfaatkan berbagai metode untuk menjadi wajah dan suara yang efektif untuk klien yang diwakilinya.
Mendapatkan di Halaman yang Sama dengan Klien
Sebelum sebuah agen PR dapat mengeluarkan pesan atas nama klien, ia harus mencari tahu apa pesan itu. Perwakilan PR duduk bersama klien mereka di awal hubungan untuk mencari tahu semua yang mereka bisa tentang operasi mereka. Untuk bisnis, informasi itu termasuk pernyataan misi umum mereka, produk, layanan dan bagaimana mereka membawanya ke pasar. Untuk tokoh publik, itu termasuk informasi tentang proyek profesional seseorang, serta detail kehidupan pribadi yang dapat memengaruhi opini publik. Untuk semua klien, agensi menetapkan protokol untuk bertukar informasi sehingga tidak pernah melewatkan kesempatan untuk mempresentasikan perkembangan baru kepada publik.
Menulis Siaran Pers
Produk dasar yang keluar dari agen PR adalah siaran pers, informasi tentang perusahaan yang diberikan kepada kantor berita untuk publikasi. Kantor-kantor berita suka memiliki siaran pers, terutama pada hari-hari berita yang lambat, karena itu berarti lebih sedikit pekerjaan untuk mengisi ruang di koran. Peringatannya adalah bahwa siaran pers harus memerlukan sedikit perubahan pengeditan - jika tidak, editor berita tidak akan mau membuang waktu yang berharga untuk informasi yang mungkin tidak penting. Salah satu cara untuk mengukur kualitas agensi PR adalah dengan meminta sampel siaran pers dan meneliti mereka terhadap pedoman gaya Associated Press. Jika rilis hampir tidak dapat dibedakan dalam format dari artikel berita nyata, dan Anda masih berjalan dengan kesan positif dari organisasi yang diwakili dalam rilis, agensi telah melakukan tugasnya dengan baik. Tetapi tidak seperti artikel berita aktual, tidak penting bahwa siaran pers berisi kutipan yang akurat. Seringkali, penulis PR membuat kutipan - tetapi hanya atas nama klien - dan meminta persetujuan dari klien sebelum siaran pers dikirim ke kantor berita.
Menjalin Hubungan dengan Agen Berita
Agensi PR harus menyimpan daftar agensi berita tempat mereka mengirim siaran pers. Tetapi, yang lebih penting, profesional public relations menjalin hubungan berbicara dengan jurnalis yang mencari informasi tentang klien untuk sebuah artikel. Profesional PR adalah pintu gerbang untuk semua informasi yang keluar dari organisasi yang mereka wakili. Itu berarti agensi PR akan menjadi kontak pertama jurnalis untuk informasi tentang klien, dan agensi tersebut akan bertindak sebagai juru bicara klien atau menghubungkan jurnalis dengan orang yang tepat dalam organisasi klien. Terkadang, seorang karyawan dengan agensi bertindak sebagai pihak ketiga dalam wawancara untuk memandu pertanyaan dan jawaban ke arah yang positif.
Mengelola Kehadiran Media Sosial
Dengan perkembangan media sosial, peran profesional hubungan masyarakat telah diperluas untuk memasukkan perwakilan klien secara online. Jika klien memiliki profil blog, Facebook atau Twitter, agensi PR harus memiliki akses ke sana; jika klien tidak memilikinya, agensi harus membentuknya. Tidak seperti siaran pers, kehadiran media sosial langsung ke publik. Akibatnya, agensi tidak perlu khawatir tentang mengikuti format berita atau tampil bias atas nama klien, karena tidak ada yang mengharapkan figur publik atau perusahaan untuk tidak membunyikan klakson sendiri. Seperti tugas atau kutipan juru bicara dalam siaran pers, pembaruan media sosial harus ditulis seolah-olah informasi tersebut langsung dari klien, yang bertentangan dengan perspektif pihak ketiga yang disewa.
