Pengusaha mengeluarkan biaya besar terkait dengan mempertahankan tenaga kerja. Biaya untuk pekerja majikan mencakup jauh lebih dari sekadar upah, kompensasi, insentif, dan bonus. Menghitung beban kerja berarti memperhitungkan setiap dolar yang dikeluarkan atas nama karyawan dan juga majikan. Sementara spesialis kompensasi sumber daya manusia pada umumnya bertanggung jawab untuk menghitung beban kerja, kepemimpinan eksekutif organisasi juga harus dilibatkan dalam proses tersebut. Proyeksi, pendapatan, proses anggaran, dan tujuan perusahaan bergantung pada biaya tenaga kerja yang historis, saat ini, dan yang diperkirakan.
Kumpulkan semua dokumentasi yang berkaitan dengan status karyawan. Minta staf TI Anda untuk membantu mengumpulkan data karyawan, seperti upah, kompensasi, kenaikan berbasis kinerja, imbalan moneter dan pembayaran insentif keuangan lainnya. Termasuk biaya yang diantisipasi dan diproyeksikan yang mempengaruhi tenaga kerja. Biaya yang diantisipasi termasuk tren perekrutan berdasarkan pasar yang baru dibuka atau ekspansi ke pasar global yang akan meningkatkan perekrutan, perekrutan, pelatihan dan pengembangan, dan pengeluaran tenaga kerja lainnya.
Penelitian catatan penggajian untuk menentukan jumlah yang dibayarkan untuk pajak federal, negara bagian dan lokal berdasarkan pekerjaan. Jika organisasi Anda mengelola pekerja jarak jauh, periksa kembali jumlah pajak negara bagian dan lokal untuk karyawan yang ditempatkan di tempat yang jauh dari situs kantor pusat Anda. Periksa peraturan dan regulasi yang diterbitkan oleh Internal Revenue Service tentang pembaruan dan perubahan undang-undang pajak berdasarkan tahun fiskal dan tahun kalender perusahaan Anda. Pengusaha yang outsourcing fungsi administrasi penggajian harus menghubungi penyedia untuk informasi ini. Pastikan informasi yang Anda peroleh dari penyedia outsourcing akurat dan terkini.
Tinjau biaya manfaat dan pengeluaran lain yang terkait dengan asuransi karyawan. Biaya asuransi karyawan termasuk kontribusi majikan untuk rencana perawatan kesehatan kelompok, premi asuransi untuk kompensasi pekerja dan program keselamatan, dan asuransi yang diperoleh untuk eksekutif, seperti kewajiban umum dan kesalahan serta kebijakan kelalaian. Firma hukum, penyedia perawatan kesehatan dan penyedia layanan profesional lainnya juga perlu menghitung premi untuk asuransi malpraktek, tanggung jawab pemberi kerja, dan biaya manajemen risiko. Pertanggungan asuransi, seperti cacat jangka pendek dan jangka panjang adalah jumlah tambahan yang dibayarkan atas nama semua karyawan.
Tentukan jumlah yang Anda sumbangkan untuk program perlindungan pendapatan, opsi saham, program pembelian saham karyawan, dan kontribusi pemberi kerja hingga 401 (k) atau 403 (b) paket tabungan pensiun, yang merupakan elemen dari total beban tenaga kerja. Kontribusi pemberi kerja, dalam banyak kasus, didasarkan pada kontribusi karyawan yang aktual dan yang diproyeksikan, oleh karena itu, meremehkan kontribusi Anda dapat menyebabkan total yang tidak akurat. Lebih aman untuk mengasumsikan bahwa semua karyawan akan berpartisipasi dalam beberapa bentuk tabungan pensiun daripada mendasarkan perhitungan Anda pada asumsi bahwa hanya sebagian kecil dari tenaga kerja Anda yang merencanakan pendapatan masa depan. Pengusaha yang memberikan pensiun tradisional kemungkinan akan lebih mudah dalam memproyeksikan beban kerja. Perubahan pada pekerjaan karena pergantian, retensi dan gesekan memiliki dampak pada jumlah pensiun yang dijamin.
Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dan selidiki tentang kenaikan gaji dan kenaikan pajak yang diantisipasi untuk menyiapkan spreadsheet dan formula yang dapat dengan mudah disesuaikan berdasarkan laporan sensus karyawan. Pengusaha dengan perhatian cermat terhadap detail mampu menghasilkan angka yang tepat yang dapat diandalkan eksekutif keuangan selama alokasi anggaran. Jika pekerjaan Anda termasuk membuat presentasi tentang beban kerja kepada komite eksekutif, sertakan penjelasan tentang proses Anda dan justifikasi untuk modifikasi apa pun berdasarkan tren pekerjaan.
