Persaingan untuk loyalitas konsumen membuatnya penting bagi perusahaan untuk melakukan semua yang mereka bisa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Agar tetap sesuai dengan prioritas layanan mereka, banyak perusahaan mengadopsi piagam layanan pelanggan, dokumen yang menjabarkan tujuan dan proses layanan pelanggan. Menulis piagam layanan pelanggan tidak membutuhkan banyak waktu atau uang.
Kembangkan pernyataan ikhtisar umum bisnis Anda yang menjelaskan apa yang Anda lakukan atau produk dan layanan apa yang Anda tawarkan. Misalnya, jika Anda memiliki perusahaan perhiasan, ikhtisar Anda dapat berupa “Perusahaan XYZ adalah bisnis pengrajin yang menciptakan perhiasan kerajinan tangan yang terbuat dari batu permata asli.”
Tuliskan sasaran layanan pelanggan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki perusahaan desain grafis, sasaran Anda dapat menyelesaikan pesanan dalam kerangka waktu yang dikutip dengan kurang dari tiga revisi. Jika Anda menjalankan toko sepatu atletik, sasaran layanan pelanggan Anda dapat membantu setiap pelanggan menemukan sepatu yang paling tepat untuk olahraga mereka, dan menjadi cukup berpengetahuan untuk menjawab setiap dan semua pertanyaan yang mereka miliki tentang sepatu atletik.
Tuliskan hak pelanggan Anda karena berkaitan dengan bisnis Anda. Sebagai contoh, sebuah toko pakaian mungkin menganggap bahwa pelanggan mereka memiliki hak untuk bantuan sopan, tepat waktu dan checkout cepat.
Tambahkan bagian ke piagam Anda yang merinci apa yang akan dilakukan perusahaan Anda untuk memastikan Anda memenuhi tujuan layanan pelanggan Anda dan mematuhi hak-hak pelanggan Anda. Kembali ke contoh toko pakaian, Anda dapat memutuskan bahwa Anda akan membuat semua tampilan rapi atau teratur, menyapa setiap pelanggan dengan senyum, dan secara teratur memperkenalkan tren baru pada inventaris Anda.
Catat dalam piagam Anda apa yang dapat dilakukan pelanggan jika mereka tidak merasa bahwa hak-hak mereka dihormati, atau jika tujuan layanan pelanggan Anda tidak terpenuhi. Ini mungkin termasuk alamat pos, nomor telepon atau alamat email ke departemen keluhan pelanggan atau manajer perusahaan.
Poskan piagam layanan pelanggan di situs web perusahaan Anda, blog, atau di toko atau kantor Anda.
