Mengembangkan prosedur kantor menguntungkan kantor atau bisnis Anda dengan membantu Anda dan tim manajemen Anda untuk membuat standar operasi tertentu. Prosedur kantor membantu dalam mempertahankan keunggulan layanan dan berfungsi sebagai panduan yang memberikan informasi yang diperlukan untuk memastikan kualitas layanan. Membuat prosedur yang jelas dan akurat dapat dicapai dengan mengikuti urutan langsung perencanaan konten, menulis prosedur, membuat manual atau panduan dan melacak semua revisi yang dibuat untuk prosedur. Prosedur kantor dapat ditulis untuk fungsi kantor tertentu atau untuk manajemen seluruh kantor.
Item yang Anda butuhkan
-
Perekam pita (opsional)
-
Notebook dan pengolah kata
-
Kalender atau penjadwal
Tuliskan mengapa Anda menulis prosedur dan siapa yang akan menggunakan prosedur. Identifikasi seberapa sering prosedur, atau bagian dari prosedur, akan digunakan. Menjadi spesifik membantu Anda untuk memfokuskan dan menyusun upaya dokumentasi.
Buat jadwal untuk mengumpulkan informasi tentang tugas apa yang dilakukan dan seberapa sering tugas tersebut selesai. Wawancarai para ahli yang melaksanakan tugas dan catat langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dalam suatu tugas. Jika membuat langkah-langkah dari awal, gambarkan diagram alur sederhana langkah-langkah yang diikuti personel dari awal hingga akhir untuk menyelesaikan tugas.
Tentukan kapan dokumen akan dikirim dan apakah akan dalam bentuk kertas atau online. Untuk tujuan praktis, prosedur di atas kertas sangat ideal karena berfungsi sebagai panduan referensi yang mudah dan berguna selama pelatihan prosedur. Memiliki struktur file dan konvensi penamaan file sederhana berguna saat membuat prosedur.
Bagilah prosedur menjadi beberapa bagian sesuai dengan fungsinya. Membuat tugas khusus fungsi memberikan peran dan tanggung jawab kepada seseorang, atau departemen, yang harus menyelesaikan tugas.
Tulis langkah-langkah prosedural yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Dengan menggunakan catatan wawancara yang ditulis atau direkam pada Langkah 2, tuliskan aktivitas secara berurutan sehingga siapa pun dapat menyelesaikan aktivitas dan tugas dengan sukses. Setelah sepenuhnya mendokumentasikan tugas, lakukan periksa ejaan dan tinjau konten lengkap. Sangat ideal untuk meminta satu atau dua ahli memeriksa draf dokumen untuk akurasi.
Lakukan koreksi yang diperlukan dan buat draft kedua, atau terakhir. Ingat tanggal pengiriman dokumen Anda, lakukan pemeriksaan akhir dokumen dan kemudian buat dokumen final untuk cetak atau referensi online. Minta salinan ditempatkan di binder tiga dering untuk penggantian halaman yang mudah saat pembaruan dilakukan.
Kiat
-
Menggunakan informasi atau alur tugas tugas yang ada akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan prosedur dan membantu memastikan bahwa kesalahan operasional diminimalkan.
Rata-rata, dibutuhkan sekitar enam minggu untuk menyelesaikan dokumentasi dan proses peninjauan.
