Menurut Kamus Bisnis, sistem manajemen dokumen adalah “sistem elektronik yang dirancang untuk mengatur dan mengelola dokumen. Dokumen-dokumen ini biasanya diatur dengan perangkat lunak, yang memberi pengguna kemampuan untuk mengakses, memodifikasi, dan menyimpan dokumen secara terpusat. ”Perusahaan sering menggunakan sistem ini untuk mengubah dokumen kertas historis menjadi file elektronik untuk referensi yang mudah dan mengurangi ruang penyimpanan. Sebagian besar perusahaan menghasilkan beberapa jenis dokumen yang terkait dengan operasi mereka. Menemukan cara terbaik untuk mengelola dokumen-dokumen ini dapat meningkatkan alur kerja internal perusahaan.
Tinjau poin yang masuk untuk dokumen bisnis. Pemilik dan manajer bisnis harus menentukan bagaimana dokumen masuk ke perusahaan mereka dan memutuskan bagaimana cara terbaik untuk menangkapnya secara elektronik.
Menerapkan perangkat lunak untuk menangkap informasi secara elektronik. Perusahaan dapat meminta pihak luar - seperti vendor, pemasok, atau kelompok serupa - untuk mengirim informasi secara elektronik melalui email atau situs web. Ini memungkinkan perusahaan untuk memuat informasi secara langsung ke dalam sistem manajemen dokumen.
Mengharuskan karyawan untuk memindai dokumen kertas ke dalam sistem pengarsipan elektronik. Setelah seorang karyawan menyelesaikan tugasnya, manajer mungkin mengharuskan dia memindai semua informasi terkait ke komputer atau penyimpanan server perusahaan. Karyawan kemudian dapat mencabik-cabik dokumen asli untuk membuang informasi sensitif.
Menyiapkan sistem pencarian dokumen. Kemampuan untuk dengan cepat menemukan dokumen yang disimpan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk mencari informasi historis. Perusahaan harus membuat sistem pengarsipan elektronik standar bagi individu untuk menyimpan dan menemukan informasi di kemudian hari.
Kiat
-
Perusahaan dapat memutuskan untuk melakukan outsourcing sistem manajemen dokumen mereka. Bisnis dapat berspesialisasi dalam menyimpan informasi sehingga perusahaan tidak membutuhkan ruang penyimpanan fisik dalam jumlah besar untuk dokumen.
Peringatan
Sementara sistem manajemen dokumen elektronik memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, mereka juga dapat memiliki kelemahan. Perusahaan harus dapat mengamankan informasi elektronik dari penyalahgunaan atau penipuan sambil mencadangkan informasi untuk melindungi dari kegagalan komputer atau server.
