Tujuan dari sistem kontrol dokumen adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang digunakan organisasi Anda efektif dan terkini. Ini dapat dicapai dengan menggunakan daftar dokumen sederhana yang dikenal sebagai daftar induk.
Manual Kebijakan dan Prosedur
Mengatasi kontrol dokumen dalam manual kebijakan dan prosedur Anda harus menjadi langkah pertama. Selain itu, organisasi Anda harus mengidentifikasi administrator untuk mengawasi kontrol dokumen dengan bertanggung jawab atas daftar utama dokumen.
Daftar Induk Dokumen
Buat daftar induk yang mengidentifikasi dokumen yang digunakan dalam organisasi Anda untuk beroperasi secara efektif. Contoh dokumen termasuk manual prosedur, manual kualitas, instruksi kerja dan formulir. Menggunakan format spread sheet, sertakan nama dokumen dan versi. Jika Anda merujuk prosedur yang diamanatkan dari sumber eksternal, merujuk standar pada daftar master akan membantu keterlacakan.
Proses Revisi
Dokumen yang direvisi harus dicatat dalam daftar induk. Misalnya, Kebijakan dan Prosedur Jaminan Kualitas, versi B. Anda dapat membuat sistem identifikasi Anda sendiri. Beberapa organisasi menggunakan tanggal revisi. Ketika suatu prosedur direvisi, Anda juga harus meninjau segala bentuk atau instruksi yang Anda rujuk dalam prosedur.
