Rencana manajemen program digunakan untuk mengelompokkan beberapa proyek independen untuk mencapai hasil bisnis yang strategis. Seringkali dalam manajemen program banyak fokus ditempatkan pada penulisan dokumen rencana dan kurang fokus ditempatkan pada implementasi. Upaya dalam jumlah yang sama perlu dilakukan untuk mengimplementasikan rencana tersebut untuk memastikan rencana itu berhasil dilaksanakan, dan bahwa setiap penyimpangan diakui dan dikelola dengan tepat. Umumnya, itu adalah tanggung jawab manajer program atau tim manajemen program untuk mengambil kepemilikan penuh atas rencana program dan memastikan itu diterapkan secara efektif.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak lembar kerja
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
E-mail
-
Telepon
Membangun rantai komando. Tetapkan rantai komando yang jelas dengan proses pengambilan keputusan yang diformalkan. Pastikan prosesnya sederhana dan dapat mendukung waktu penyelesaian yang cepat sehingga implementasi tidak terhenti. Pastikan proses yang ditetapkan tidak dihindarkan dengan terus memantau situasi.
Kembangkan standar program dan indikator keberhasilan. Identifikasi standar yang akan digunakan untuk mengukur integrasi berbagai komponen program. Mendokumentasikan standar yang terkait dengan proses, komunikasi, data, laporan, templat, dan metode distribusi untuk memastikan bahwa berbagai proyek dan tugas yang merupakan bagian dari program terintegrasi.
Identifikasi jadwal Implementasi dan pelaporan status. Dokumen detail dari fase proyek utama, jadwal dan tonggak sejarah. Identifikasi peserta rencana dan kontributor proyek dan berikan mereka dokumentasi tertulis tentang tanggung jawab dan mekanisme pelaporan mereka. Ini akan membuat tim fokus dan pada tugas.
Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi. Semua pihak yang terlibat dalam rencana manajemen program membutuhkan komunikasi yang konstan. Komunikasi harus mencakup inisiatif dan kegiatan yang berkelanjutan, laporan kinerja, keberhasilan dan pencapaian, dan outlet untuk umpan balik, masukan, dan komentar.
Mengevaluasi proses dan kemudian mengevaluasi kembali rencana tersebut. Secara teratur kumpulkan umpan balik dari para peserta dan nilai apakah tujuan itu tercapai. Ketika setiap proyek utama selesai, adakan pertemuan formal untuk membahas prosesnya. Dalam prosesnya, rayakan keberhasilan, identifikasi bidang-bidang perbaikan, dan modifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mengoptimalkan kinerja. Jika tujuan tidak tercapai, evaluasi apakah mereka harus berubah.
Kembangkan rencana pelatihan. Jika hasil dari rencana manajemen program menghasilkan sistem atau proses baru, program formal harus dikembangkan untuk memberikan pelatihan dan sumber daya untuk semua pengguna dan pemilik sistem. Rencana tersebut harus menguraikan program pelatihan, komunikasi, dan manajemen perubahan.
Kiat
-
• Identifikasi parameter yang memicu peninjauan mendalam formal dalam hal waktu, biaya, orang atau kualitas dari rencana proyek yang disetujui. • Rencana itu adalah pedoman, bukan seperangkat aturan. Penting untuk melakukan penyimpangan jika mereka dibenarkan. • Menumbuhkan komunikasi terbuka. Dengarkan umpan balik dari semua pihak yang terlibat dalam proses; mereka mungkin memiliki solusi yang lebih efektif untuk mengimplementasikan bagian dari rencana.
Peringatan
• Menantang untuk mengingat siapa yang seharusnya melakukan apa yang sesuai dengan masing-masing versi rencana. Dokumentasi dan komunikasi tertulis terus menerus akan membuat ini lebih mudah untuk dikelola. • Membangun akuntabilitas untuk memastikan bahwa proses implementasi tidak terhenti. • Bersikap fleksibel. Perubahan yang tidak direncanakan dapat terjadi. Jika ya, nilai dampaknya dan lakukan penyesuaian. Tetap sadar akan sumber daya yang dialokasikan.
