Apakah Anda mengirim email, menangani surat pos atau menulis kepada sekelompok besar pelanggan Anda, Anda harus memastikan Anda melakukannya dengan baik: jelas, ringkas dan tepat. Memahami cara menangani surat pelanggan massal akan membuat komunikasi sebagai pemilik bisnis lebih mudah dan lancar secara keseluruhan.
Pilih Salam yang Tepat
Anda mungkin tidak mengingat ini dari bahasa Inggris sekolah menengah, tetapi salam adalah salam yang Anda gunakan untuk memulai surat, email, memo, atau komunikasi lainnya. Salam tradisional adalah "Tuan atau Ny. Nama Belakang." Tetapi karena Anda berbicara dengan sekelompok orang, pertimbangkan salam yang lebih luas, seperti "Pelanggan yang terhormat." Cukup mengatakan "Salam" juga cocok untuk sebagian besar situasi. Berhati-hatilah dengan "Kepada siapa pun yang berkepentingan." Ini tidak personal dan dapat menciptakan kesan yang salah tentang merek Anda.
Pertimbangkan Bisnis Anda dan Pelanggan Anda
Apakah pelanggan ideal Anda kasual dan rendah? OK dengan nada yang kurang formal? Maka mungkin OK untuk pergi dengan salam yang kurang formal seperti "Hei," "Hai" atau sesuatu yang musiman seperti "Selamat musim semi!" Anda bisa lebih spesifik tentang bagaimana Anda merujuk pelanggan Anda juga. Misalnya, jika Anda melayani sebagian besar keluarga, Anda dapat menyebut pelanggan Anda sebagai "Orangtua" atau "Ibu yang sibuk." Cari tahu kata-kata yang akan segera menarik minat dan perhatian pelanggan Anda.
Jika bisnis, merek, dan pelanggan Anda sedikit lebih formal dan tradisional, salam standar, "Pelanggan atau pelanggan yang terhormat" bekerja dengan baik. Anda juga dapat menggunakan kata sifat tertentu, seperti "pelanggan setia" atau "pelanggan berharga".
Jangan Takut Menggunakan Kepribadian Kecil
Bergantung pada alasan surel Anda, Anda dapat memberikan salam lebih banyak lagi. Apakah Anda mengumumkan penjualan, memperbarui informasi tentang produk khusus atau baru, atau hanya membiarkan pelanggan Anda tahu apa yang baru di bisnis Anda? Jika demikian, sesuatu yang menunjukkan kepribadian merek Anda dapat bekerja dengan baik, seperti "Halo pemburu murah!" atau "Selamat datang di musim dingin, kelinci salju!"
Jika Anda mengumumkan masalah yang Anda alami dalam bisnis Anda atau berita lain yang kurang membahagiakan, itu tidak pantas untuk membuat ucapan awal Anda lucu, imut atau dipenuhi dengan kepribadian. Dalam hal ini, patuhi dasar-dasarnya.
Pastikan Anda Memberi Tanda Baca dan Memanfaatkan Huruf Tepat
Pastikan Anda menggunakan huruf kapital dari huruf pertama dari kata pertama salam Anda, seperti dalam "Teman-teman yang terkasih." Jangan menggunakan huruf kapital setiap huruf pertama dari kata-kata dalam salam, seperti dalam "Halo Pelanggan Setia," yang secara tata bahasa tidak benar. Gunakan koma daripada usus bisnis-formal setelah salam Anda untuk menciptakan kesan ramah, dan pastikan itu ada pada jalurnya sendiri. Mulai isi surat pada baris di bawah salam.
