Surat massal memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan informasi kepada banyak orang dengan harga yang lebih ekonomis daripada surat biasa. Pemegang izin surat massal mencetak banyak surat identik dengan apa yang dikenal sebagai "indicia." Indicia adalah kotak teks sederhana yang mengidentifikasi surat-surat Anda sebagai surat massal yang diizinkan. Indicia berfungsi seperti prangko, tetapi sering dicetak langsung pada mailer oleh perusahaan percetakan. Jika Anda membutuhkan prangko indicia aktual yang dapat Anda kupas dan tempel, indicia dapat dicetak pada lembaran prangko kosong yang dapat dicetak menggunakan Microsoft Word.
Beli lembar perangko yang bisa dicetak. Lembaran ini seperti lembaran label yang dapat diumpankan melalui printer laser atau inkjet. Lembar prangko tersedia dari pemasok bisnis dan kantor.
Buka Microsoft Word. Untuk Word 2007, pilih "Label" yang ditemukan di bawah tab "Surat". Untuk Word 2004, pilih "Label" dari menu "Tools".
Klik "Opsi" di kotak dialog "Label" dan pilih ukuran label "Cap" dari daftar label yang berbeda. Paket lembar prangko juga akan memiliki nomor identifikasi ukuran label yang dapat digunakan untuk mencari ukuran label yang benar. Jika program tidak memiliki opsi untuk prangko, pilih "Label Baru" dan kustom-masukkan dimensi label prangko. Klik "OK" setelah ukuran perangko dipilih.
Ketikkan informasi indicia yang diperlukan dalam kotak teks "Alamat". Informasi yang diperlukan oleh US Postal Service (USPS) termasuk penandaan tarif (misalnya, kelas satu, standar, surat media), kata-kata “US Postage Paid,” kota dan negara bagian Anda, dan kata-kata “Nomor Izin” diikuti dengan nomor izin. Semuanya harus dalam huruf kapital. Indikator harus sepanjang empat atau lima baris. Ukuran dan jenis font harus jelas dan dapat dibaca. Klik "OK" setelah informasi dimasukkan. Selembar label akan muncul di layar komputer.
Tempatkan lembaran label di printer dan cetak label.
Peringatan
USPS tidak mengizinkan indicia diketik pada mesin tik atau tulisan tangan.
