Dalam bahasa Latin, per diem berarti, "untuk setiap hari." Dalam dunia bisnis, istilah ini sering merujuk pada tunjangan harian yang diberikan bisnis kepada karyawan untuk waktu perjalanan. Per diem sering membayar untuk penginapan dan makanan untuk perjalanan. Meskipun konsepnya mungkin tampak sederhana, penting untuk mempelajari persyaratan hukum Anda, nuansa penggantian dan tarif per diem.
Kiat
-
Bisnis harus mengganti uang karyawan untuk perjalanan jika tidak melakukannya akan menurunkan karyawan di bawah upah minimum. Per diem juga dapat membantu perusahaan mempertahankan talenta hebat.
Hukum Per Diem
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil tidak secara eksplisit menyatakan bahwa perusahaan harus mengganti semua karyawan untuk perjalanan bisnis. Namun, menolak untuk menutupi pengeluaran ini dapat melanggar hukum dalam beberapa kasus.
Itu karena Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat menyatakan bahwa upah harus di atas minimum lokal atau federal setelah Anda mengurangi suap yang harus dilakukan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka. Tidak mengganti karyawan untuk perjalanan dan penginapan mereka juga dapat melanggar hukum tentang lembur.
Praktek Per Diem Ilegal
Bayangkan Anda mengirim seorang karyawan dalam perjalanan dua hari untuk bekerja. Dari saat ia berangkat ke bandara hingga waktu ia tiba di rumah akan menjadi 48 jam.
Jika bisnis Anda berada di bawah upah minimum federal, itu 16 jam pada $ 7,25 per jam dan 32 jam pada $ 10,88 per jam. Secara total, ia perlu menghasilkan $ 464,16 untuk perjalanan itu. Jumlah ini harus datang setelah hotel, makanan, perjalanan, dan biaya tak terduga yang dia miliki di perjalanan.
Jelas, seorang karyawan yang membuat upah minimum akan membutuhkan penggantian bahkan jika mereka menghabiskan hanya satu sen. Namun, bagaimana dengan anggota staf yang membuat jumlah minimum yang diminta?
Katakanlah seorang karyawan menghasilkan $ 15 per jam dan melakukan perjalanan yang sama. Anda harus membayarnya $ 960 untuk upah dan lembur. Saat Anda mulai membuat pengurangan, itu mungkin berada di bawah minimum.
Mungkin dia harus menginap di hotel khusus untuk konferensi yang harganya $ 200 untuk malam itu. Untungnya, konferensi itu cukup dekat untuk dikendarai alih-alih terbang, tetapi mobil sewaan dan gas mengembalikannya $ 300. Ketika dia pergi, dia makan enam kali untuk rata-rata $ 15 masing-masing.
Pada titik ini dalam perjalanan, gajinya dikurangi biaya-biaya meninggalkannya dengan hanya $ 370. Ini jauh di bawah minimum absolut untuk perjalanan semacam itu. Jika Anda tidak mengganti uang karyawan ini, Anda dapat berada dalam masalah hukum. Penting untuk memperhatikan persyaratan per diem ini.
Per Diem Versus Penggantian
Sementara arti umum per diem mirip dengan penggantian, ini tidak selalu sama dengan departemen sumber daya manusia Anda. Secara umum, penggantian biaya mengharuskan karyawan untuk menyerahkan tanda terima dan laporan pengeluaran untuk mendapatkan uang mereka kembali.
Administrasi Layanan Umum A.S. menetapkan tarif per diem yang bervariasi di seluruh negara. Bisnis dapat memilih untuk membayar jumlah ini untuk setiap hari perjalanan karyawan untuk bisnis daripada membuat mereka mengajukan biaya. Praktik ini meringankan beban pada departemen sumber daya manusia dan umumnya membuat segalanya lebih mudah.
What Per Diem Cover
Sementara penggantian menutupi biaya yang diterima perusahaan, tarif per diem hanya mencakup penginapan, makan, dan biaya tak terduga. Makan termasuk tiga per hari. Biaya tak terduga mencakup hal-hal seperti dry cleaning dan tip untuk pekerja hotel. Penginapan meliputi malam di hotel kelas menengah.
Terutama hilang dari per diem adalah biaya untuk bepergian. Perusahaan yang hanya ingin mengandalkan per diem dapat membayar tiket pesawat dan menyewa mobil secara langsung atau mengizinkan karyawan untuk mengakses kartu perusahaan. Jika tidak, Anda dapat menggunakan per diem untuk semuanya kecuali perjalanan dan meminta karyawan mengirimkan laporan pengeluaran untuk tiket mereka.
Per Diem dan Pajak
Meskipun karyawan tidak perlu menyerahkan laporan pengeluaran untuk menerima per diem, itu masih praktik yang baik. Tanpa laporan ini, Anda harus melaporkannya sebagai penghasilan kena pajak. Namun, laporan memungkinkan Anda untuk membuat per diem bebas pajak.
