Jika Anda cukup beruntung memiliki banyak pemasok yang berlomba-lomba untuk bisnis Anda, mengundang Anda untuk makan siang yang mahal dan menunjukkan rasa terima kasih mereka dengan hadiah, berhati-hatilah. Sikap ramah seperti ini dapat melewati batas etika dalam pengadaan dengan memengaruhi keputusan pembelian Anda. Bahkan jika Anda tidak terpengaruh, penampilan tidak pantas saja dapat merusak reputasi Anda dan perusahaan.
Masalah Etis dalam Pembelian
Institute for Supply Management telah mengadopsi tiga prinsip untuk diingatkan oleh manajer pembelian dan karyawan dalam pekerjaan mereka:
- Pertahankan integritas dalam keputusan dan tindakan Anda.
- Selalu berusaha untuk nilai terbaik bagi atasan Anda.
- Tetap setia pada profesi Anda.
Dari prinsip-prinsip ini, ISM merancang standar untuk diikuti para profesional pembelian untuk memastikan mereka mempertahankan etika tinggi dalam pengadaan. Standar-standar ini termasuk bertindak dengan benar dengan pemasok dan tidak membiarkan keputusan Anda dipengaruhi oleh pemasok. Standar lain adalah menahan diri dari mengadakan perjanjian yang menjamin pengaturan timbal balik atau yang dapat bertentangan dengan kepentingan atasan Anda.
Contoh Perilaku Tidak Etis
Tentu saja, Anda ingin mempromosikan hubungan baik dengan pemasok dan vendor potensial Anda. Namun, bahkan tindakan yang tampaknya tidak berbahaya dapat menjadi contoh perilaku tidak etis dalam pengadaan.
Contoh: Setiap orang harus makan, jadi apa salahnya makan siang dengan vendor potensial untuk membahas spesifik?
Pertama, Anda bisa menjadi terlalu ramah, sampai-sampai Anda ingin berbisnis dengan vendor ini walaupun harga dan ketentuannya tidak paling menguntungkan. Dia sangat baik sehingga Anda cenderung menerima kata-katanya ketika ia menjelaskan persyaratan pengiriman yang tampaknya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Kedua, kecuali Anda makan siang dengan setiap vendor yang mendekati Anda, Anda menunjukkan favoritisme.
Contoh: Vendor potensial menawarkan harga terendah pada inventaris yang digunakan perusahaan Anda secara teratur. Sebagai gantinya, Anda setuju untuk memberi mereka pemberitahuan sebelumnya ketika persediaan lain akan keluar untuk penawaran.
Tampaknya situasi ini tidak berbahaya karena Anda masih akan memberikan kesempatan kepada vendor lain untuk menawar dan Anda berencana untuk mempertimbangkan semua penawaran secara adil. Tetapi, dengan memberikan satu pemberitahuan terlebih dahulu kepada vendor, Anda memberi mereka keuntungan yang tidak adil karena memiliki lebih banyak waktu untuk mempersiapkan penawaran mereka dan untuk mendapatkan penawaran mereka kepada Anda di hadapan vendor lain. Mungkin itu akan mengubah apa tawaran mereka jika diberi waktu lebih sedikit; mungkin tidak. Tetapi tidak adil untuk memberikan satu vendor keunggulan dalam bentuk apa pun dibandingkan yang lain.
Contoh: Seorang vendor yang baru-baru ini Anda memberikan kontrak mengirimkan hadiah terima kasih untuk brendi favorit Anda, tiket ke pertandingan olahraga atau kartu hadiah kedai kopi kecil. Karena ini adalah hadiah terima kasih, itu tidak memengaruhi keputusan Anda, jadi Anda menerimanya.
Ada banyak masalah etika dengan menerima hadiah, bahkan yang memiliki nilai dolar kecil. Benar, itu tidak memengaruhi keputusan Anda jika ini adalah pertama kalinya Anda menggunakan vendor ini. Tetapi jika Anda memilih untuk menggunakannya lagi, bagaimana Anda tahu Anda tidak dipengaruhi oleh pemberian mereka yang bijaksana? Akan terlihat oleh orang lain di industri bahwa Anda mungkin telah dipengaruhi. Either way, Anda akan menjadi terkenal karena menerima hadiah, yang mencemari reputasi Anda dan perusahaan Anda karena Anda adalah agen pembelian mereka.
Satu pertanyaan untuk diajukan kepada diri Anda sendiri dalam semua keputusan pengadaan Anda adalah: Apakah tindakan ini menguntungkan perusahaan saya? Hadiah bermanfaat bagi Anda, bukan perusahaan Anda. Bahkan jika hadiah itu untuk perusahaan, itu menyakitkan daripada membantu dengan memberi perusahaan reputasi buruk.
Memastikan Etika Tinggi dalam Pengadaan
Jika Anda seorang pemilik perusahaan atau manajer pengadaan, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan perusahaan Anda mempertahankan etika dalam pengadaan.
- Sebutkan kode etik perusahaan dengan spesifik untuk departemen pengadaan.
- Latih semua karyawan yang membeli pada etika ini, memberikan contoh tindakan etis dan tidak etis. Ini adalah tempat yang ideal untuk vendor bermain peran dan tindakan agen pembelian.
- Biarkan karyawan tahu bahwa manajemen akan meninjau kontrak pengadaan, dan audit yang tidak diumumkan akan dilakukan juga. Pastikan untuk menindaklanjuti dengan keduanya, sehingga posisi perusahaan tentang masalah etika dalam pembelian dipahami dan diikuti oleh semua orang.
