Kebijakan dan prosedur Perusahaan menyajikan pedoman bagi karyawan dan manajemen. Setiap kali timbul pertanyaan tentang perilaku atau operasi, kebijakan dibuat untuk mengarahkan perilaku dan menyelesaikan pertanyaan etis. Prosedur perusahaan yang ditulis dengan baik akan membantu departemen sumber daya manusia dalam tugas sehari-hari; memahami kebijakan dan mengetahui ke mana harus mencari bantuan atau informasi tambahan adalah kunci kepatuhan karyawan.
Dasar-dasar
Kebijakan perusahaan menjabarkan perilaku dan harapan karyawan yang dapat diterima, sementara prosedur menggambarkan dan menentukan aliran proses dan tujuan perusahaan. Namun, kebijakan dan prosedur harus dibuat dalam lingkup tujuan organisasi; Oleh karena itu, manual kebijakan dan prosedur ditulis dengan tujuan akhir membantu karyawan untuk membantu keseluruhan misi perusahaan. Eksekutif sumber daya manusia dapat bekerja dengan manajer departemen lain untuk menyusun kebijakan dan prosedur yang pada akhirnya akan memperkuat perusahaan.
Makna
Dengan merinci apa yang diharapkan dari karyawan, kebijakan perusahaan menyediakan kerangka kerja yang dapat digunakan karyawan untuk berprestasi. Sebaliknya, buku pegangan kebijakan juga menguraikan langkah-langkah yang akan diambil jika seorang karyawan melanggar aturan perusahaan. Ini memberi perusahaan perlindungan hukum; ketika karyawan menandatangani manual kebijakan perusahaan, mereka mengakui standar perilaku yang diterima dan bahwa kelanjutan pekerjaan mereka bergantung pada mengikuti aturan perilaku.
Demikian juga, prosedur perusahaan memerlukan uraian tugas, ditambah aktivitas dan tujuan karyawan. Jika Anda menulis manual prosedur, akan sangat membantu untuk memikirkan apa yang perusahaan ingin karyawan lakukan, serta bagaimana dan kapan melakukannya.
Fungsi
Kebijakan dan prosedur perusahaan bukanlah sesuatu untuk disimpan di rak berdebu. Faktanya, buku pedoman kebijakan dan prosedur berfungsi paling baik ketika aktif dan diperbarui secara berkala. Bagaimanapun, perusahaan terus berkembang untuk memenuhi perubahan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, manajer sumber daya manusia perlu meninjau kebijakan dan prosedur sebagai upaya tim, dan secara berkala, mungkin setiap bulan. Setiap perubahan prosedural, setelah diizinkan, akan didistribusikan kepada manajer untuk ditinjau dengan departemen masing-masing. Selain itu, disarankan untuk menyimpan salinan ulasan karyawan yang ditandatangani dan penerimaan kebijakan perusahaan setiap tahun.
Jenis
Prosedur perusahaan menjabarkan bagaimana karyawan akan menyelesaikan tugas, termasuk uraian tugas, tanggung jawab divisi dan struktur pelaporan organisasi. Prosedur juga dapat mencakup hasil yang diharapkan dan tujuan individu, menetapkan standar tahunan untuk kinerja karyawan dan departemen. Contohnya adalah sasaran penjualan per orang atau peringkat layanan pelanggan untuk tim call center. Demikian juga, kebijakan umum dapat mencakup standar perilaku karyawan, seperti aturan berpakaian, harapan kehadiran, tunjangan liburan dan liburan, dan kebijakan pelecehan seksual.
Strategi
Kebijakan dan prosedur umum perusahaan harus ditulis dengan dua tujuan: untuk menjadi jelas dan singkat dan melibatkan lintas-bagian input departemen. Tidak ada yang diuntungkan dari manual operasi yang membingungkan dan buku pegangan karyawan. Karena itu, jika Anda menulis kebijakan dan prosedur perusahaan, struktur kalimat yang singkat dan langsung, ditambah ilustrasi, lebih disukai. Sebagai contoh, menulis "Setiap hari Jumat selama bulan Juni, Juli, dan Agustus akan menjadi hari-hari berpakaian santai" diikuti dengan daftar pakaian yang dapat diterima dengan jelas perincian bagi karyawan dan manajemen tentang apa yang diizinkan. Menulis "selama musim panas" atau tidak termasuk daftar pakaian yang dapat diterima akan membuat aturan terbuka untuk interpretasi pribadi yang dapat menyebabkan masalah jika seorang karyawan muncul untuk bekerja pada awal September dalam potongan dan kaos.
Demikian juga, hanya dengan melibatkan berbagai perwakilan departemen Anda dapat memperoleh gambaran yang benar tentang kebijakan dan prosedur apa yang perlu diuraikan. Manual harus ditulis hanya setelah masukan dari semua departemen yang terkena dampak, memungkinkan pendekatan komprehensif untuk pedoman organisasi. Ukuran inklusif ini akan memungkinkan penerimaan yang lebih besar, atau penerimaan oleh manajer departemen, dan mengarah pada komunikasi yang lebih baik di seluruh perusahaan dan pelaksanaan rencana bisnis.
