Dokumen kebijakan dan prosedur perusahaan adalah faktor utama dalam menjaga efisiensi, konsistensi, dan komunikasi yang jelas. Beberapa perusahaan memilih untuk membuat dokumen individual untuk prosedur yang berbeda, sementara yang lain mengumpulkan semua kebijakan dan prosedur menjadi satu manual yang mereka berikan kepada setiap karyawan. Kebijakan dan prosedur yang terdokumentasi dengan baik memberikan manfaat bagi karyawan, klien, dan perusahaan.
Tetapkan Harapan
Kebijakan perusahaan sering menetapkan harapan untuk perilaku karyawan pada topik seperti kehadiran, ketepatan waktu, aturan berpakaian, peraturan keselamatan, dan lainnya. Dokumen kebijakan dan prosedur seringkali menetapkan tanggung jawab perusahaan kepada karyawannya, termasuk perekrutan kesempatan yang sama, liburan dan waktu sakit, cuti keluarga, dll. Kontak pekerjaan dan surat penawaran dapat merujuk pada kebijakan dan prosedur manual perusahaan (atau buku pedoman karyawan) dan menyatakan bahwa karyawan setuju untuk mematuhi aturan yang ditetapkan dalam manual. Beberapa perusahaan mengharuskan karyawan baru untuk menandatangani formulir yang menunjukkan bahwa mereka telah menerima manual.
Mendorong Efisiensi
Cara paling efisien untuk mencapai tujuan adalah dasar utama dari proses perusahaan. Ini mungkin bukan cara termudah atau tercepat, tetapi ini adalah cara yang paling tidak padat karya untuk memenuhi tujuan tanpa mengorbankan kualitas, menimbulkan risiko atau mengabaikan persyaratan peraturan apa pun. Secara teoritis, jika setiap karyawan mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk setiap tugas, setiap saat, perusahaan akan memenuhi semua tujuan dengan cara seefisien mungkin. Pada kenyataannya, prosedur yang disukai mungkin tidak dapat dilakukan setiap waktu, sehingga banyak proses sebenarnya memasukkan kebijakan khusus tentang bagaimana menangani situasi seperti itu. Ini dapat mencakup persetujuan dari tingkat yang lebih tinggi atau hanya dokumentasi tambahan.
Dorong Konsistensi
Konsistensi umumnya menghasilkan efisiensi. Ketika orang melakukan hal-hal dengan cara yang sama setiap kali, mereka akhirnya dapat menyelesaikan proses dalam jumlah waktu yang lebih singkat, yang berarti mereka dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam jumlah waktu yang sama. Konsistensi juga melahirkan kepercayaan. Metode yang konsisten meyakinkan klien bahwa perusahaan akan menangani akun mereka dengan perhatian dan ketepatan yang sama selama setiap interaksi. Konsistensi membantu karyawan dan klien untuk mengetahui apa yang diharapkan ketika dihadapkan dengan situasi tertentu.
Tetap Legal
Hukum, badan pengatur atau perusahaan asuransi mengharuskan perusahaan untuk mendokumentasikan dan mendistribusikan beberapa proses dan prosedur. Misalnya, sebagian besar negara bagian mewajibkan perusahaan untuk memiliki proses yang ditetapkan untuk menangani klaim kompensasi pekerja dan memastikan bahwa semua karyawan tahu bagaimana proses itu bekerja. Perusahaan asuransi dan badan pengatur seperti OSHA mengharuskan perusahaan merinci kebijakan keselamatan, terutama di lingkungan manufaktur. Memasukkan informasi ini dalam dokumen proses dan prosedur memungkinkan perusahaan memenuhi persyaratan distribusi.
Berkomunikasi secara efektif
Perusahaan mungkin memiliki banyak karyawan, banyak lokasi, dan / atau karyawan yang bekerja dalam shift yang berbeda. Karyawan akan meninggalkan perusahaan dan karyawan baru akan bergabung dengan perusahaan. Cara termudah untuk mengomunikasikan harapan dan proses kepada semua karyawan tanpa kehilangan siapa pun, mengabaikan informasi atau tidak konsisten adalah menulis dan mendistribusikan dokumen kebijakan dan prosedur formal. Memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama juga membantu melindungi perusahaan terhadap gugatan pemecatan yang tidak berdasar yang tidak berdasar.
