Memo perlu menyampaikan informasi secara ringkas dan terarah. Gaya tanpa basa-basi ini berarti bahwa bahkan jika Anda berkeringat prospek untuk menulis satu, Anda harus menemukan format langsung dan masuk akal bantuan selamat datang dari yang lain, proyek menulis lebih padat karya yang mungkin Anda miliki di meja Anda.
Tulis Tajuk
Mulailah memo Anda dengan menulis tajuk standar yang mencakup "To:", "From:", "Date:" dan "Subject" pada baris yang berbeda. Berikan beberapa pemikiran kepada audiens, menyadari bahwa Anda mungkin tidak ingin menyebarkan memo Anda ke seluruh perusahaan tetapi hanya untuk beberapa departemen saja. Judul ala kadarnya memungkinkan pembaca untuk dengan cepat memindai dan mendapatkan informasi penting sejak awal - dari relevansi ke topik.
Nyatakan Tujuan Anda
Tulislah sebuah pembukaan singkat yang dengan jelas menyatakan, dalam istilah yang paling sederhana, tujuan Anda untuk menulis. Suntikkan beberapa kepribadian, jika Anda mau, tetapi pertahankan juga penjelasan singkat ini. Misalnya, jika Anda membuat pengumuman, Anda dapat menulis, "Setelah pencarian yang sangat panjang dan melelahkan, saya sangat senang mengumumkan bahwa Perusahaan ABC telah menyewa Grup Penulis XYZ untuk memandu upaya pemasaran kami yang akan datang."
Rumit Dengan Presisi
Luangkan tubuh memo Anda - tidak lebih dari dua atau tiga paragraf - untuk menguraikan pernyataan pembuka Anda. Mengantisipasi pertanyaan penting; Anda tidak ingin memo Anda menghasilkan lebih banyak pertanyaan daripada memberikan jawaban, tetapi memo juga bukan forum untuk pengungkapan 360 derajat yang lengkap. Atur informasi yang paling penting - apa yang ingin diketahui karyawan dan apa yang perlu mereka ketahui - secara hierarkis. Akhirnya, perlu diingat bahwa memo jarang berfungsi sebagai "kata terakhir" pada suatu topik; bahkan, terkadang ia menggerakkan berbagai kegiatan. Jadi curahkan paragraf terakhir dari isi memo Anda untuk "langkah selanjutnya" atau "apa yang terjadi selanjutnya." Misalnya, dalam hal ini Anda mungkin ingin membagikan ketika Anda akan memperkenalkan grup penulis kepada karyawan Anda.
Tutup dengan Gaya
Tutup memo Anda dengan nada optimis, menyadari bahwa Anda mengirim pesan implisit untuk diikuti karyawan Anda. Misalnya, Anda dapat berkata, “Saya tahu Anda menantikan, seperti halnya saya, untuk memulai bab yang menarik ini dalam sejarah perusahaan kami. Saya berterima kasih sebelumnya atas antusiasme dan dedikasi Anda yang berkelanjutan. ”
Arahkan ke Lampiran
Sertakan notasi di bagian paling bawah memo Anda untuk lampiran yang relevan, seperti dokumen yang Anda ingin karyawan baca atau prosedur baru yang Anda ingin mereka ikuti. Cukup tulis kata "Terlampir:" dan rangkum secara singkat informasinya. Dalam contoh ini, Anda mungkin ingin menyertakan ringkasan dari proyek pemasaran kelompok penulis sebelumnya sehingga karyawan Anda dapat membiasakan diri dengan gaya dan prestasi kelompok. Jelaskan secara eksplisit tempat karyawan dapat menemukan informasi ini. Misalnya, apakah Anda memposting salinan kertas memo Anda di papan buletin atau mengirim email ke seluruh perusahaan, pastikan bahwa karyawan memahami cara mengakses lampiran.
Kiat
-
Baca memo Anda dengan keras saat Anda mengoreksi dan mengeditnya dengan hati-hati sebelum menyebarkannya.
