Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Semakin banyak karyawan yang terhubung dan terinformasi, semakin besar kepercayaan yang akan mereka rasakan terhadap majikan mereka. Penelitian menunjukkan bahwa karyawan lebih suka interaksi tatap muka dengan atasan mereka, tetapi batasan waktu dan ukuran organisasi tidak selalu memungkinkan untuk pendekatan semacam itu. Memo perusahaan adalah cara lain untuk mengomunikasikan informasi penting kepada audiens internal organisasi. Kurang formal daripada surat bisnis, mereka dapat mengumumkan kebijakan baru atau perubahan organisasi, memberikan informasi yang diminta atau berfungsi sebagai pembaruan proyek. Belajar menulis memo perusahaan yang memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan akan membantu memperkuat "kekuatan dalam" perusahaan Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Gambar digital dari logo perusahaan
-
Perangkat lunak penerbitan desktop
-
Printer
-
Kertas
Masukkan logo perusahaan sebagai gambar di bagian atas halaman Anda.
Buat judul yang bertuliskan (dalam semua huruf kapital) "MEMO," "MEMORANDUM" atau "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Ini dapat dipusatkan di bagian atas atau disejajarkan dengan margin kiri.
Setelah judul, masukkan garis ruang dan kemudian kata "TO:," "FROM:," "DATE:" dan "SUBJECT:" (Anda juga dapat mengganti "RE:" di tempat "SUBJECT:") dengan informasi yang sesuai diikuti oleh pengembalian yang sulit. Pengaturan dapat bervariasi. Setiap item dapat memiliki baris sendiri untuk total empat baris, atau Anda dapat membagi menjadi dua kolom: yang pertama berisi "TO:" dan "FROM:" dan yang kedua dengan "DATE:" dan "SUBJECT." Anda tidak termasuk alamat orang dalam atau salam ("Dear …").
Mulai isi memo Anda pada baris kedua atau ketiga di bawah judul. Jika memo Anda adalah pesan rutin, buka secara langsung. Memo yang menyampaikan berita buruk harus dibuka dengan pernyataan netral yang terkait erat dengan topik memo itu, yang dikenal dalam komunikasi bisnis sebagai penyangga, untuk mempersiapkan pembaca akan informasi negatif. Bergantung pada berita, Anda dapat memilih di antara beberapa strategi untuk pembukaan ini. Pastikan itu tulus, relevan, jujur, dan singkat.
Gunakan sisa ruang Anda untuk memberikan detail penting. Nada harus berupa percakapan. Gunakan subjudul untuk membuat memo yang lebih panjang lebih mudah dibaca. Anda juga dapat menyertakan tabel, grafik, atau visual lainnya. Para penulis yang ingin meyakinkan audiensi mereka harus menyertakan bagaimana / mengapa informasi ini akan menguntungkan karyawan secara pribadi atau perusahaan secara keseluruhan.
Akhiri dengan nada positif dan ramah. Jangan sertakan penutupan atau tanda tangan gratis.
Cetak memo dan inisial dengan nama Anda di bagian atas, atau siapkan memo untuk dikirim melalui email (Anda mungkin kehilangan sebagian format dengan mengirim secara elektronik). Jika memo akan dikirim ke beberapa penerima, mungkin lebih murah untuk mencetak satu salinan, menginisialisasinya dan kemudian membuat fotokopi.
Mendistribusikan. Ini dapat dikirim, dikirim melalui email, dikirim melalui surat antar kantor atau dikirim melalui kantor pos.
Kiat
-
Gunakan format blok (tanpa lekukan) dengan garis spasi di antara setiap paragraf. Fokus pada satu topik. Cobalah untuk menyimpan memo di bawah dua halaman. Memo hanya boleh digunakan di antara audiens internal Anda. Jangan mengirim memo kepada orang di luar perusahaan Anda. Tulis surat saja. Jika Anda mengarahkan memo ke individu-individu tertentu dan bukan seluruh departemen atau staf secara umum, abjad daftar penerima Anda kecuali ada orang-orang di posisi tertentu yang harus diberi penempatan yang lebih menonjol.
