Pelanggan dan klien penagihan tidak selalu lancar. Jika faktur ternyata terlalu tinggi atau terlalu rendah, perusahaan dapat mengeluarkan nota debit atau kredit untuk memperbaikinya. Bank menggunakan memo untuk membuat penyesuaian ke rekening giro bisnis. Perusahaan di ujung penerima memo dapat menggunakannya untuk melacak berapa banyak untuk menyesuaikan buku akunnya.
Faktur: Debit Versus Kredit
Misalkan Anda memanggil tukang ledeng ke bisnis Anda dan mengaturnya untuk bekerja di kamar mandi. Tukang ledeng menulis faktur, tetapi ada perhitungan yang salah. Perusahaan dapat mengeluarkan nota debit jika mereka menagih Anda lebih sedikit atau memo kredit jika mereka menagih terlalu banyak. Itu juga dapat mengeluarkan faktur yang diubah menyatakan total yang benar.
Memo itu harus menjelaskan mengapa faktur harus disesuaikan. Misalnya, memo kredit dari vendor mungkin menyatakan bahwa tagihan Anda telah disesuaikan karena Anda mengembalikan beberapa persediaan yang Anda pesan. Jika Anda sudah membayar sebelum menerima memo kredit, Anda dapat meminta pembayaran tunai atau menggunakannya untuk diskon pada pesanan berikutnya.
Jika Anda belum membayar tagihan, Anda merekam memo dengan menyesuaikan hutang akun Anda. Penjual juga mencatatnya sebagai penyesuaian untuk piutang dagang.
Memo dan Bank
Bank juga menggunakan memo kredit dan debit, sebagai item pada laporan bank bisnis. Anda dapat melihat memo debit jika bank harus mendebit rekening Anda untuk biaya seperti dana tidak mencukupi, biaya layanan atau biaya pencetakan cek. Anda mungkin mendapatkan memo kredit untuk bunga yang diperoleh di akun.
Anda harus memasukkan jumlah dari debit dan memo kredit ke dalam catatan keuangan Anda. Anda melakukan ini setiap kali Anda mencocokkan buku-buku Anda dengan laporan bank Anda. Di neraca Anda, memo akan menambah atau mengecilkan akun tunai Anda, serta memengaruhi orang lain seperti biaya lain-lain atau bunga yang diperoleh, tergantung pada apakah akun tumbuh atau menyusut.
Memo Internal
Terkadang memo debit atau kredit berguna untuk operasi internal Anda sendiri. Perusahaan mengeluarkan kredit dan memo debit ketika mereka membersihkan saldo kecil di akun. Misalkan pelanggan Anda membayar lebih $ 5 untuk pesanan terakhirnya. Anda mengirimkan pengembalian dana kepadanya, lalu menyesuaikan akun Anda untuk mencerminkan kerugian $ 5.Sebuah memo memberi wewenang kepada akuntan Anda untuk melakukan perubahan pada akunnya.
