Memiliki kontrol yang kuat atas keuangan perusahaan Anda adalah bagian penting dari menjalankan bisnis. Ini termasuk mengelola tidak hanya uang tunai perusahaan tetapi juga utangnya. Meskipun ada beberapa cara untuk melakukan ini, salah satu yang lebih efektif adalah dengan menggunakan sistem akuntansi debit dan kredit. Apakah Anda mengerti arti debit dan kredit? Lebih penting lagi, apakah Anda memahami perbedaan antara kedua istilah ini sehubungan dengan bisnis Anda dan bagaimana mereka berbeda dari apa yang Anda gunakan sebagai konsumen?
Jika Anda sedikit bingung tentang perbedaan antara kredit dan debit, Anda tidak sendirian. Yang mengatakan, semakin Anda mengerti tentang kredit dan debet, semakin baik pemahaman Anda tentang bagaimana bisnis Anda menghabiskan uangnya. Jika Anda ingin benar-benar memahami keuangan perusahaan Anda tetapi merasa tidak yakin di bidang ini, tempat terbaik untuk mulai belajar adalah dengan definisi debit dan kredit.
Apa itu Debit?
Debit adalah transaksi yang dilakukan oleh bisnis Anda yang membutuhkan biaya. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi ini adalah topik yang lebih kompleks daripada yang disadari beberapa orang. Ada beberapa jenis debit di dunia bisnis, dan membuat mereka bingung dapat mengacaukan buku Anda jika Anda tidak hati-hati. Untungnya, ada cara mudah untuk mengingat jenis debit yang paling umum, jadi Anda tidak mengalami masalah ini.
Jika Anda kesulitan melacak apa itu debit, pikirkan kata DEAL. Anda dapat menggunakan ini untuk mengingat bahwa semua debit adalah Penarikan, Pengeluaran, Aset atau Kerugian. Dalam hal ini, "penarikan" adalah penarikan tunai atau uang tunai lainnya yang tidak terhitung yang keluar dari bisnis Anda. "Biaya" adalah biaya operasi, termasuk biaya seperti utilitas dan penggajian. "Aset" mengacu pada uang yang dihabiskan untuk akuisisi aset fisik, peralatan, atau real estat. "Kerugian" persis seperti apa yang mereka dengar, investasi yang menuju ke selatan atau situasi lain yang menyebabkan perusahaan kehilangan uang.
Pada dasarnya, setiap uang yang keluar dari perusahaan Anda adalah debit. Jika Anda ingin memastikan, Anda dapat menggunakan mnemonic ini untuk memeriksa. Anda dapat dengan mudah mengingat bahwa uang yang diambil dari kas kecil adalah debit, seperti halnya uang yang dihabiskan untuk printer baru, ruang kantor baru atau perolehan aset lainnya. Penggajian, pajak, dan pengeluaran bisnis lainnya juga memenuhi syarat sebagai debet, seperti halnya uang hilang ketika investasi bisnis besar gagal.
Jadi, jika debit adalah uang yang keluar dari bisnis Anda, apa yang membuat kredit?
Apa itu Kredit?
Sebagai konsumen, Anda mungkin menganggap kredit sebagai jalur hutang yang dijamin atau tidak aman yang Anda pinjam; ini paling sering terlihat di kartu kredit dan jalur kredit lainnya. Namun, definisi kredit dalam akuntansi berbeda. Ketika Anda berbicara tentang keuangan perusahaan Anda, kredit adalah hal yang baik; itu adalah uang yang masuk ke perusahaan Anda, mirip dengan bagaimana debit adalah uang yang keluar dari perusahaan Anda.
Seperti definisi debit, ada mnemonik yang bermanfaat untuk melacak apa yang merupakan kredit dalam dunia bisnis: GADIS. G adalah singkatan dari "gain," yang mewakili kenaikan harga saham perusahaan. I adalah singkatan dari "income," yaitu uang yang masuk ke perusahaan Anda yang tidak dihitung sebagai keuntungan atau pendapatan. Ini juga berarti bahwa R berarti "pendapatan", yaitu uang yang diperoleh melalui penjualan atau layanan. L adalah untuk "liabilitas" yang merupakan pendapatan yang berasal dari pinjaman atau hutang lain dari sumber luar. S adalah untuk "ekuitas pemegang saham," yang merupakan uang yang telah dimasukkan pemegang saham ke perusahaan melalui investasi.
Sama seperti debet adalah semua uang keluar dari bisnis Anda, kredit adalah semua uang yang masuk. Jika Anda tidak yakin, terapkan mnemonik Anda dan lihat apakah uangnya memenuhi salah satu kategori kredit. Penghasilan dari penjualan produk baru? Memeriksa. Pinjaman baru untuk menutup ekspansi bisnis Anda? Memeriksa. Apakah ada peningkatan investasi pemegang saham yang mengarah ke peningkatan harga saham Anda secara keseluruhan? Itu adalah cek dalam dua kategori berbeda.
Jadi sekarang setelah Anda mengetahui apa yang dimaksud dengan debit dan kredit, untuk apa bisnis Anda menggunakannya?
Ketika Bisnis Menggunakan Debit vs. Kredit
Penggunaan pencatatan debit versus kredit adalah bagian dari teknik yang dikenal sebagai akuntansi entri ganda. Dengan memisahkan dana masuk dari dana keluar, lebih mudah untuk memahami apa yang terjadi di buku besar akuntansi Anda. Debit dicatat dalam satu kolom pada lembar buku besar, sedangkan kredit dicantumkan dalam kolom terpisah di sebelah kolom debit. Struktur dua kolom ini memungkinkan Anda melihat sekilas kapan uang keluar dari perusahaan Anda dan kapan uang itu masuk.
Dalam sistem entri ganda, setiap transaksi terdaftar secara terpisah pada jalurnya sendiri. Jika transaksi mewakili debit, jumlah transaksi ditulis dalam kolom debit untuk baris itu. Jika itu mewakili kredit, jumlah transaksi ditulis dalam kolom kredit. Entri tidak boleh memiliki sesuatu yang ditulis di kedua kolom; jika suatu transaksi entah bagaimana menghasilkan debit dan kredit, dua aspek transaksi harus ditulis pada baris yang terpisah sehingga debit dan kredit dicatat sendiri.
Total kredit dan debet dalam buku besar Anda dihitung secara terpisah. Ini tidak hanya membantu Anda menghindari kesalahan matematis yang dapat terjadi ketika mencoba menggabungkan kredit individu dan debet menjadi satu total, tetapi juga memudahkan untuk melihat berapa banyak uang yang masuk dan keluar total.
Setelah total debet dan kredit Anda dihitung, hitung total ekuitas perusahaan Anda dengan mengurangi total debet dari total kredit Anda. Jika Anda memiliki lebih banyak debit daripada kredit, Anda akan berakhir dengan ekuitas negatif yang membutuhkan dana tambahan untuk ditanggung; ini dapat berarti likuidasi beberapa aset, mengambil hutang tambahan atau menarik dana dari tabungan atau investasi perusahaan lainnya. Namun, jika Anda memiliki lebih banyak kredit daripada debit, maka Anda memiliki dana tambahan untuk digunakan untuk ekspansi, mendanai pembelian aset baru, atau melakukan investasi baru ke masa depan perusahaan Anda.
Apa Arti Catatan Kredit?
Satu hal yang penting untuk dipelajari ketika berhadapan dengan topik debet dan kredit bisnis adalah nota kredit. Anda dapat menganggap ini sebagai faktur terbalik. Catatan kredit diberikan kepada bisnis Anda oleh vendor atau seseorang yang memiliki posisi yang sama ketika mereka mengeluarkan Anda kredit. Ini mungkin akibat barang dagangan yang rusak yang harus dikembalikan ke pemasok atau panggilan layanan yang tidak memuaskan, tetapi ini hanya contoh saat nota kredit dapat dikeluarkan.
Nota kredit itu sendiri adalah kwitansi, mengidentifikasi alasan bahwa kredit diterbitkan dan siapa yang mengotorisasi kredit. Kredit yang terkait dengan nota kredit seringkali datang dalam bentuk "kredit toko" atau struktur kredit serupa, yang memberi bisnis Anda sejumlah kredit prabayar dengan vendor atau penyedia layanan pada pesanan atau panggilan Anda berikutnya. Catatan kredit berfungsi sebagai dokumentasi dari jumlah prabayar ini dan digunakan oleh departemen akuntansi Anda untuk mencatat transaksi sebagai kredit dalam buku besar Anda. Setelah Anda melakukan pemesanan, melakukan panggilan layanan atau menggunakan kredit, debit dicatat di buku besar Anda untuk menandakan transaksi yang menggunakan kredit yang dirujuk dalam catatan.
Perlu dicatat bahwa nota debit juga ada, dan bertindak berlawanan dengan nota kredit. Jika suatu bisnis mengeluarkan Anda catatan debit maka itu merujuk pada pengembalian atau masalah layanan yang mereka miliki dengan perusahaan Anda. Untuk menghormati nota debit Anda harus memproses pengembalian uang kembali atau mengeluarkan kredit prabayar untuk jumlah nota. Tentu saja, dalam situasi di mana seseorang tidak puas dengan item atau layanan yang disediakan oleh perusahaan Anda, lebih mungkin Anda memberikan nota kredit daripada individu yang membuat nota debit. Akibatnya, nota kredit jauh lebih umum dan lebih mungkin digunakan dalam perjalanan bisnis Anda.
Pertimbangan Kredit Bisnis
Konsep kredit, dalam kaitannya dengan debet, adalah penting untuk akuntansi bisnis. Sayangnya, kadang-kadang menyebabkan sedikit kebingungan bagi mereka yang tidak terbiasa dengan akuntansi entri ganda. Karena perbedaan makna yang terkait dengan kata "kredit," penting untuk membahas topik jalur kredit dan bentuk kredit lain yang diperluas untuk bisnis juga. Ini tidak hanya memberi Anda informasi yang Anda butuhkan jika diminta untuk membedakan antara keduanya, tetapi kewajiban juga masih dianggap sebagai kredit dalam akuntansi entri ganda.
Kartu kredit bisnis dan jalur kredit serupa dengan apa yang Anda ketahui di sisi konsumen, tetapi mereka dikeluarkan untuk bisnis itu sendiri, bukan individu. Jika bisnis Anda relatif baru, Anda mungkin perlu memberikan informasi pribadi dan mengirimkan cek kredit untuk mengamankan kredit bisnis karena sebagian besar pemberi pinjaman tidak mau mengeluarkan kredit untuk bisnis yang tidak memiliki riwayat nyata. Dalam hal ini, mereka menggunakan kelayakan kredit pemilik sebagai cara untuk menetapkan kredit. Ini menciptakan tanggung jawab pribadi untuk Anda, tetapi kadang-kadang itu tidak bisa dihindari. Ketika bisnis Anda menjadi lebih mapan dan melakukan bisnis dengan satu atau lebih bank, itu akan membangun kelayakan kreditnya. Pada titik itu, Anda dapat mengajukan permohonan untuk kartu kredit perusahaan, dan produk kredit lainnya yang dikeluarkan hanya berdasarkan reputasi bisnis dan asetnya.
Sangat penting bahwa produk-produk kredit ini dicatat sebagai kredit dalam buku besar Anda, meskipun mereka mewakili utang dalam kenyataannya. Mereka adalah perluasan daya beli perusahaan Anda dan karenanya dilihat oleh buku besar akuntansi Anda sama dengan uang tunai dalam jumlah yang sama. Pembelian yang dilakukan dengan produk kredit masih dicatat sebagai debit, tentu saja, dan pengurangan kredit Anda yang tersedia dicatat dalam buku besar dengan fakta bahwa debit mengurangi total ekuitas Anda yang tersedia (yang termasuk jumlah batas kredit Anda ketika Anda menambahkan jumlah itu sebagai kredit.)
Pembayaran bulanan pada batas kredit Anda akan ditambahkan sebagai pengeluaran saat tagihan masuk, mengurangi ekuitas lebih lanjut saat Anda melakukan pembayaran. Perhatikan bahwa Anda tidak menambahkan pembayaran kembali ke ekuitas setelah diproses meskipun kredit Anda yang tersedia telah bertambah. Meskipun Anda memiliki lebih banyak kredit, Anda masih memiliki sedikit uang tunai karena Anda harus melakukan pembayaran di tempat pertama. Ini menjaga ekuitas Anda seimbang saat Anda membayar kembali batas kredit Anda karena setiap pembayaran akan membutuhkan uang tunai aktual. Anda tidak akan menambahkan kembali jalur kredit sebagai kredit buku besar kecuali jika perusahaan Anda membuka jalur baru.
