Memo, kependekan dari memorandum, adalah format komunikasi bisnis internal yang sering digunakan. Mengetahui cara menyusun dan mengatur memo secara efisien bisa jadi rumit. Instruksi yang mengikuti fokus pada versi memo yang lebih formal - yang kemungkinan akan dicetak dan didistribusikan atau dikirim melalui email resmi.
Identifikasi tujuan Anda dan audiens Anda dan putuskan nada yang sesuai. Jika tujuan Anda adalah berbicara tentang kebijakan perusahaan baru, gunakan nada yang ketat. Jika tujuan Anda adalah untuk memberi tahu rekan kerja Anda tentang pesta perusahaan yang akan datang, lakukanlah dengan ringan.
Gunakan format yang benar dan diterima secara umum. Ini dapat bervariasi menurut perusahaan atau organisasi, tetapi seringkali mencakup banyak aspek yang serupa: elemen "To," "From," "Date" dan "Subject", masing-masing diikuti oleh titik dua dan teks yang sesuai.
Simpan memo singkat dan langsung ke intinya. Biasanya yang terbaik adalah menyimpan memo ke satu halaman. Pisahkan setiap paragraf dengan spasi. Jangan membuat indentasi paragraf. Ingatlah untuk meninggalkan sekitar dua inci di bagian atas untuk logo perusahaan / header, yang akan sering dicetak atau muncul di memo tertulis.
Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Jumlah kata yang dapat Anda gunakan dibatasi oleh ruang.
Bentuk pesan yang dengan jelas dan ringkas mengungkapkan kekhawatiran yang ingin Anda sampaikan.
