Ketika Anda perlu meringkas sejumlah besar informasi, memo atau surat adalah cara yang efisien untuk melakukannya. Banyak orang merasa kesulitan menulis dan percaya mereka tidak memiliki kosakata untuk melakukannya. Tetapi seperti yang dikatakan guru menulis William Zinsser, menulis hanya berpikir di atas kertas. Yang perlu Anda lakukan adalah mengatur pikiran Anda, mengikuti gaya format yang Anda pilih, dan menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas.
Menulis Laporan dalam Memo
Tulis tajuk. Untuk memo, sebutkan di sudut kiri atas siapa yang seharusnya membaca memo itu (misalnya, Kepada: Semua Karyawan), siapa yang menulisnya (Dari: Nama Anda), siapa lagi yang akan menerima memo itu (CC: Nama Penerima) yang tanggal (Tanggal Saat Ini) dan tentang apa (Subjek: Topik ke Alamat.)
Jika itu surat, mulailah dengan kencan dan salam, seperti "Untuk semua karyawan:".
Pertimbangkan audiens Anda.Jika Anda menulis kepada khalayak umum, gunakan bahasa yang semua orang akan mengerti. Karyawan baru mungkin belum mengetahui jargon perusahaan, dan karyawan di satu departemen mungkin tidak memahami terminologi yang lain.
Buat garis besar. Mengorganisir pemikiran Anda memungkinkan penulisan yang jelas. Pertimbangkan apa yang ingin diketahui audiens Anda, dan apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka. Tekankan kesimpulan utama dari laporan ini dan apa artinya bagi orang-orang yang membaca memo itu.
Mulailah dengan pernyataan pembukaan yang kuat. Akui laporan dan kesimpulannya. Misalnya, "Sebagai hasil dari penelitian produktivitas kami baru-baru ini, kami akan membuat beberapa perubahan pada kebijakan penggunaan Internet kami."
Menjelaskan. Sorot semua data atau temuan yang mendukung kesimpulan. "Para konsultan menemukan bahwa karyawan menghabiskan dua jam sehari rata-rata memeriksa email dan mengelola tim olahraga fantasi." Juga, beri tahu pembaca kapan perubahan akan terjadi.
Beri tahu orang-orang ke mana mereka pergi untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap (jika perlu). Misalnya, "Kami akan membahas ini lebih lanjut pada rapat staf mingguan kami pada hari Jumat" atau "Laporan lengkap tersedia untuk semua karyawan dalam bentuk PDF." Jangan menandatangani memo itu; nama Anda ada di bagian atas memo itu. Jika Anda menulis surat, gunakan nama depan, nama lengkap, atau nama lengkap dan judul Anda, tergantung pada keadaan dan preferensi Anda.
Menulis ulang dan memotong kekacauan. Baca kembali konsep dan hilangkan kata-kata yang tidak perlu. Sebagai contoh, "Ini adalah pendapat perusahaan bahwa kantor Scranton harus secara aktif berupaya mengurangi masalah non-produktifitas dengan membatasi penggunaan sumber daya perusahaan yang non-kerja," dapat ditulis ulang karena "Perusahaan telah meminta kami untuk membatasi penggunaan pribadi atas properti perusahaan. Ini akan meningkatkan produktivitas kita."
Proofread dan periksa ejaan. Mintalah kolega yang tepercaya memeriksa tata bahasa dan nada Anda; kalimat yang ditulis dengan buruk dapat diartikan dengan cara yang tidak pernah Anda maksudkan. Juga, jalankan periksa ejaan tetapi hati-hati dengan fitur penggantian kata otomatis. Anda tidak ingin laporan Anda mengatakan "Indonesia" ketika Anda bermaksud "Indiana."
