Mendokumentasikan tindakan yang diambil selama pertemuan memungkinkan topik dan keputusan penting untuk diingat selama bertahun-tahun yang akan datang. Semua interaksi utama dalam rapat harus direkam, termasuk ketika gerakan dilakukan - bahkan jika akhirnya gerakan gagal.
Tujuan Risalah Rapat
Risalah mendokumentasikan keputusan dan diskusi yang terjadi selama pertemuan. Sebagai catatan tertulis, notulen juga dapat dijadikan sebagai dokumentasi hukum pertemuan. Setiap jenis rapat dapat mencatat risalah, dari Dewan Direksi perusahaan formal hingga rapat staf organisasi hingga rapat komunitas tentang kebijakan publik.
Mengambil Risalah Rapat
Keterampilan pengorganisasian, mendengarkan, dan membuat catatan yang luar biasa cocok untuk merekam notulen rapat. Tidak semuanya mengatakan selama pertemuan harus didokumentasikan; alih-alih, fokuslah pada poin-poin utama, seperti:
- Tanggal, waktu, dan lokasi rapat
- Daftar hadir
- Topik utama yang dibahas
- Mosi dibuat
- Keputusan yang diselesaikan
- Tindakan selesai
- Segala langkah yang harus diberlakukan sebelum pertemuan berikutnya
Gerakan Gagal
Ketika seorang peserta rapat ingin memperkenalkan suatu masalah untuk dipertimbangkan, mosi dibuat. Biasanya mosi perlu diperbantukan - yang berarti peserta lain setuju bahwa masalah tersebut harus dipertimbangkan-- agar mosi bergerak maju dan didiskusikan. Jika gerak tidak diperbantukan, itu disebut a gerakan gagal. Bahkan gerakan yang gagal harus didokumentasikan dalam berita acara. Tulis siapa yang membuat mosi, terdiri dari apa mosi itu, dan gagal. Misalnya, salah satu metode perekaman ini mungkin terlihat seperti:
- Gerakan: Semua komputer di perpustakaan harus diganti dengan model baru dan saat ini. Gerak diperkenalkan oleh Bill Smith. Gerakan tidak disokong; gerak gagal.
Mosi yang diperbantukan masih bisa gagal jika tidak membawa cukup suara. Setelah mosi diperbantukan dan bergerak maju, peserta rapat memperdebatkan masalah yang ada. Mosi gagal jika mayoritas pemilih tidak setuju melewati masalah ini. Ini harus dicatat dalam berita acara sebagai berikut:
- Gerakan: Semua komputer di perpustakaan harus diganti dengan model baru dan saat ini. Gerak diperkenalkan oleh Bill Smith. Gerak didukung oleh Bob Jones. Vote kalah 5-2; gerak gagal.
