Dalam bisnis kita keluar masuk rapat, di mana kita membuat banyak keputusan. Di akhir pertemuan, risalah rapat mengambil keputusan untuk memastikan bahwa semua peserta mengambil tindakan lebih lanjut. Risalah rapat mencakup semua aspek rapat, mulai dari daftar hadir dan agenda hingga tindakan yang harus diambil dan keputusan yang harus diambil untuk rapat selanjutnya. Menggunakan langkah-langkah spesifik untuk menetapkan menit pertemuan akan memastikan tim Anda, rekan kerja dan manajer mengetahui topik diskusi dan harapan untuk tindakan lebih lanjut.
Gunakan agenda rapat sebagai pedoman untuk menulis notulen rapat Anda. Agenda pertemuan adalah pedoman pertemuan. Ini memperbarui peserta dan memungkinkan mereka mengetahui tujuan, peran mereka dalam mencapainya dan item spesifik apa yang ditugaskan untuk mereka. Karena pertemuan didasarkan pada agenda, agenda menjadi panduan untuk menulis berita acara.
Jelaskan secara singkat peran peserta dalam rapat atau proyek untuk diskusi. Jelaskan peran setiap peserta untuk membantu mereka yang tidak hadir tahu siapa yang menghadiri untuk departemen mana dan untuk tujuan spesifik apa. Menjabarkan peran peserta memastikan setiap orang menghadiri pertemuan dengan sengaja. Peran peserta sangat penting bagi fasilitator dan peserta rapat, sehingga diskusi pertemuan berjalan tanpa macet dengan topik yang telah dibahas sebelumnya.
Soroti tujuan pertemuan dengan menyatakannya dengan jelas. Misalnya: membuat keputusan, mengumpulkan ide, atau memperbarui tim tentang kemajuan. Daftar tujuan membantu pembaca dari risalah tersebut dengan jelas memahami tujuan pertemuan. Bagian objektif atau objektif adalah apa yang dibaca banyak manajer senior; jika mereka tidak perlu terlibat dalam tujuan, tidak ada bacaan lebih lanjut diperlukan. Jika seorang manajer memiliki kepentingan pribadi pada tujuan, ia dapat memilih untuk menghadiri pertemuan berikutnya.
Tulis keputusan yang diambil dalam rapat. Catat semua keputusan yang dibuat dan didiskusikan untuk menentukan agenda rapat berikutnya. Menulis keputusan memungkinkan peserta dan non-peserta untuk meninjau jika ada kegiatan tindak lanjut yang diperlukan, yang kemudian dapat mereka siapkan. Keputusan yang disorot dalam pertemuan akan ditindaklanjuti kecuali diskusi lebih lanjut diperlukan dalam pertemuan lain, yang akan menjadi keputusan itu sendiri. Menangkap dan membagikan keputusan yang diambil dalam rapat sangat penting untuk membuat risalah yang akurat dan bermanfaat.
Tulis tugas "Langkah Selanjutnya" dengan nama individu yang bertanggung jawab di sebelahnya. Langkah-langkah ini memungkinkan fasilitator pertemuan untuk mempersiapkan pertemuan berikutnya dan juga bagi peserta dan non-peserta untuk mengetahui apa yang mereka bertanggung jawab atas pertemuan setelah pertemuan. Ini memastikan bahwa individu mempersiapkan diri untuk pertemuan berikutnya, baik dengan menyelesaikan tugas mereka atau mendelegasikannya kepada orang lain yang dapat menyelesaikannya dan menghadiri pertemuan berikutnya.
Kirimkan draf notulen rapat kepada para hadirin. Draf tersebut akan memungkinkan peserta untuk mengedit berita acara dengan memperbarui catatan, langkah dan keputusan selanjutnya. Draf tinjauan memastikan bahwa semua informasi ditangkap dengan benar dan bahwa individu mengelola tugas yang ditugaskan kepada mereka atau departemen. Sebagai bagian dari proses peninjauan konsep, berikan tenggat waktu untuk semua peserta pada komentar. Jika tidak ada pengeditan yang diterima, risalah dianggap diterima oleh semua pihak.
Kirimkan menit rapat. Setelah semua umpan balik telah dikumpulkan, kirimkan risalah rapat kepada semua individu yang diundang ke rapat. Salin karyawan atau peserta lain yang perlu diberi tahu. Risalah harus dikirim dalam waktu 24 jam dari akhir pertemuan atau 12 jam sebelum pertemuan berikutnya, mana yang lebih dulu.
Kiat
-
Tidak semua informasi perlu ditangkap dalam risalah rapat, sorotan sudah cukup. Risalah rapat efektif ketika meringkas pertemuan dengan keputusan dan tanggung jawab. Jika Anda memfasilitasi pertemuan, mintalah seseorang untuk membuat catatan untuk tim.
