Dalam keadaan tertentu, risalah rapat organisasi merupakan dokumen hukum yang tidak dapat diubah tanpa suara dewan direksi. Notulen rapat yang salah dapat mengakibatkan suara, kontrak, perekrutan dan tindakan lain yang diambil selama rapat dibatalkan atau dibatalkan. Gunakan prosedur sederhana untuk memastikan Anda mengubah menit Anda dengan benar.
Menentukan apakah risalah tersebut telah secara resmi disetujui oleh pemungutan suara dewan direksi, atau apakah risalah tersebut hanya diajukan untuk ditinjau oleh ketua atau komite eksekutif. Draf risalah yang belum dipilih oleh dewan dapat diubah tanpa suara dewan.
Jika perubahan yang disarankan sedang dilakukan kepada seseorang atau orang-orang yang meninjau menit sebelum menit pergi ke papan penuh, sarankan perubahan yang Anda inginkan. Bandingkan kata-kata akhir yang disarankan dengan notulen yang dikirimkan semula. Jelaskan alasan perubahan itu. Jika semua orang setuju, minta sekretaris mengubah risalah yang disampaikan, tidak disetujui.
Jika perubahan yang disarankan sedang dibuat untuk risalah yang belum disetujui oleh dewan dan pada rapat dewan, gunakan prosedur berikut:
Mintalah ketua membuat mosi untuk menyetujui menit pertemuan. Tunggu sampai mosi diperbantukan. Mintalah ketua membuka masalah ini untuk diskusi. Mintalah orang yang menyarankan amandemen untuk memberikan alasan perubahannya. Setelah berdiskusi, mintalah orang yang menyarankan perubahan membuat mosi untuk mengubah menit dan memberikan kata-kata yang tepat dari saran. Tunggu sampai mosi diperbantukan. Mintalah ketua untuk menutup diskusi dan menelepon pertanyaan, atau mengambil suara. Rekam suara, termasuk nama-nama yang mendukung, menentang dan abstain.
Jika perubahan yang disarankan dibuat untuk notulen yang sebelumnya disetujui oleh dewan, ikuti prosedur yang sama untuk mengubah notulen yang diajukan untuk persetujuan dewan pertama kali.
Mintalah sekretaris rekaman atau orang yang membuat notulen rapat untuk membuat perubahan dalam risalah tersebut. Di bagian atas dokumen yang menyertakan tanggal menit awalnya diambil, perhatikan bahwa menit sekarang diubah menit. Sertakan tanggal perubahan dan nama orang yang mengubah menit.
