Ketika Anda menjalankan bisnis kecil, Anda sering ditugasi untuk melakukan semuanya. Dari keuangan hingga sumber daya manusia hingga pemasaran, Anda mungkin mengenakan banyak topi. Ini bisa jadi menantang ketika Anda tidak memiliki pengalaman khusus di bidang ini. Untungnya, banyak tugas keuangan dapat dipelajari sendiri dengan bantuan sumber daya yang ditemukan online atau melalui dewan bisnis kecil setempat. Salah satu yang paling penting dari tugas-tugas ini adalah menetapkan anggaran dan menentukan biaya tetap diskresioner dan komitmen.
Rencana Penganggaran dan Bisnis
Penganggaran adalah salah satu aspek penting dalam menjalankan bisnis kecil. Agar memenuhi syarat untuk mendapatkan pinjaman atau mendapatkan persetujuan dari dewan direksi, Anda mungkin akan memerlukan anggaran dan rencana bisnis. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan keuangan untuk perusahaan Anda di tahun-tahun mendatang. Bahkan jika Anda wiraswasta sebagai pemilik tunggal, rancanglah rencana bisnis sehingga Anda memiliki gagasan yang bagus tentang ke mana uang Anda akan pergi di masa depan. Anda juga mungkin memerlukan rencana bisnis jika Anda mengajukan penunjukan bisnis hukum tertentu, seperti perusahaan yang membutuhkan dewan direksi atau untuk tujuan asuransi.
Sebagian besar paket bisnis berisi biaya yang dapat Anda kontrol dan biaya yang tidak dapat Anda kontrol. Biaya-biaya ini dikenal sebagai biaya tetap diskresioner dan biaya tetap komitmen, masing-masing. Dalam banyak hal, ini mirip dengan keinginan dan kebutuhan Anda mungkin terbiasa dengan anggaran pribadi Anda. Namun, keduanya dianggap tetap sampai batas tertentu, sementara keinginan pribadi Anda, seperti pergi ke bioskop, jauh lebih fleksibel. Memahami item mana dalam anggaran bisnis Anda sudah pasti dan mana yang dapat diubah akan membantu menentukan profitabilitas rencana bisnis Anda.
Apakah Biaya Tetap Kebijaksanaan?
Biaya tetap diskresioner adalah biaya yang merupakan pengeluaran yang diperlukan hanya untuk periode waktu tertentu atau aset yang kadang-kadang merupakan pengeluaran yang tidak perlu, tetapi merupakan kebutuhan di waktu lain. Dalam kebanyakan kasus, biaya tetap diskresioner dapat dihilangkan atau dikurangi lebih mudah daripada biaya tetap yang dilakukan. Juga, mereka memiliki sedikit dampak pada profitabilitas perusahaan jika mereka dipotong atau dikurangi.
Biaya yang termasuk dalam kategori ini bukan biaya yang dapat dihilangkan secara permanen. Sebaliknya, mereka biasanya pengeluaran yang sementara dikurangi atau disisihkan untuk membantu dengan garis bawah jangka pendek. Namun, seiring waktu, menghilangkan biaya tetap diskresioner dapat merugikan bisnis Anda dalam berbagai cara, mulai dari pengurangan paparan merek hingga karyawan yang terlatih hingga berkurangnya hasil penelitian dan pengembangan. Perusahaan Anda harus selalu menyisakan ruang dalam anggaran untuk pengeluaran tetap diskresioner karena alasan ini.
Apa itu Biaya Tetap Berkomitmen?
Biaya tetap yang dilakukan adalah pengeluaran yang tidak bisa Anda hilangkan begitu saja dari anggaran Anda. Mereka adalah pengeluaran yang diperlukan, karena Anda membutuhkan barang atau jasa yang didukung biaya ini untuk menjalankan bisnis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang memproduksi T-shirt membutuhkan sebuah pabrik dan kain sebelum dapat mulai memproduksi kemeja apa pun. Bisnis yang menyediakan segala jenis layanan biasanya membutuhkan kantor untuk memungkinkan pertemuan klien dan tempat bagi karyawan untuk bekerja.
Periode komitmen untuk biaya tetap berkomitmen cenderung lebih lama daripada untuk pengeluaran diskresioner. Misalnya, sewa gedung kantor Anda kemungkinan besar akan berlaku untuk beberapa tahun. Keputusan untuk mengakhiri perjanjian seperti ini sering menyebabkan hilangnya pendapatan karena hukuman. Sering terjadi bahwa bahkan jika Anda ingin menghilangkan pengeluaran dalam kategori ini, mungkin tidak layak secara finansial untuk melakukannya.
Selain itu, sifat dasar bisnis Anda kemungkinan akan membuat sulit untuk mengubah biaya tetap komitmen Anda setelah mereka ditetapkan. Jika Anda menghasilkan barang atau menyediakan layanan di lokasi tertentu, Anda biasanya tidak bisa hanya menutup toko dan pindah tanpa menderita kerugian finansial yang signifikan. Sebuah restoran, misalnya, harus berlokasi di fasilitas dengan dapur komersial dan ruang makan agar dapat beroperasi secara legal. Relokasi akan membutuhkan bisnis untuk berhenti dan kemudian mulai lagi setelah fasilitas baru ditemukan.
Karena kesulitan yang terlibat dalam mengubah aspek biaya tetap yang dilakukan, yang terbaik adalah mempertimbangkan keputusan ini dengan cermat. Konsultasi dengan pengacara, penasihat keuangan, dewan direksi dan kamar dagang adalah bijaksana sebelum membuat komitmen jangka panjang.
Contoh Biaya Tetap Discretionary
Karena biaya tetap diskresioner didefinisikan sebagai biaya yang surut dan mengalir dalam jangka waktu yang lama, biaya tersebut dapat sangat bervariasi berdasarkan jenis bisnis yang Anda operasikan. Beberapa jenis pengeluaran umum yang termasuk dalam kategori ini termasuk kampanye iklan, pelatihan staf, hubungan investor, hubungan masyarakat dan penelitian, pengendalian kualitas, pemeliharaan dan upaya pengembangan bisnis. Contoh lain dari biaya tetap berkomitmen termasuk biaya pemeliharaan situs web, biaya asuransi, pembayaran pinjaman bisnis atau pembayaran cicilan pada segala jenis aset bisnis.
Seperti yang dapat Anda bayangkan, mengurangi jangka pendek pada kampanye iklan mungkin memiliki dampak yang sangat kecil pada margin keuntungan Anda. Namun, jika Anda benar-benar memotong anggaran iklan Anda, perusahaan Anda kemungkinan akan melihat pengurangan margin seiring waktu. Demikian pula, pengurangan sementara dana yang disisihkan untuk kontrol kualitas bisa menjadi pilihan yang bagus untuk periode waktu yang lebih singkat. Namun, dalam rencana keuangan jangka panjang, penghapusan proses kontrol kualitas apa pun hampir pasti akan berdampak buruk pada reputasi bisnis Anda dan pada akhirnya pada laba.
Contoh Biaya Tetap Komit
Karena biaya tetap yang dijanjikan adalah biaya yang tidak dapat dihilangkan dari garis bawah perusahaan, mereka sering kali merupakan barang dengan harga lebih besar. Ini dapat mencakup sewa ruang kantor, pembelian alat berat yang diperlukan untuk pengoperasian pembayaran bisnis atau utilitas Anda. Semua biaya ini diperlukan untuk fungsi operasi yang berkelanjutan, dan karena itu tidak dapat dihilangkan. Dalam kebanyakan kasus, juga tidak mungkin untuk mengurangi biaya-biaya ini dengan cara yang berarti.
Saat mempertimbangkan biaya tetap, penting untuk memasukkan biaya atau ongkos tambahan apa pun yang pada akhirnya akan datang sebagai hasil dari pembelian awal Anda. Misalnya, jika Anda membeli gedung kantor seharga $ 100.000, tetapi harus membayar biaya pemeliharaan bulanan $ 250 ke taman eksekutif, Anda harus memasukkan biaya yang terakhir sebagai bagian dari anggaran biaya tetap yang telah ditetapkan, juga. Demikian pula, jika restoran Anda dibuka di lokasi baru, asuransi pertanggungjawaban komersial yang Anda perlukan untuk etalase fisik tersebut harus dianggap sebagai biaya tetap. Semua biaya terkait yang dapat timbul sebagai akibat dari biaya tetap perlu dipertimbangkan.
Apa Perbedaan Antara Biaya Tetap Komit dan Biaya Sunk?
Meskipun ada beberapa kesamaan antara biaya tetap berkomitmen dan biaya hangus, ketentuan tersebut tidak dapat dipertukarkan. (Perhatikan bahwa biaya hangus juga dapat disebut sebagai biaya yang terdampar) pulih dengan cara apa pun setelah dibayarkan.
Contoh biaya hangus adalah kampanye iklan untuk layanan baru. Katakan, misalnya, bahwa pimpinan perusahaan Anda berpikir bahwa penawaran yang diajukan menunjukkan janji yang sangat besar, dan $ 50.000 dialokasikan untuk beriklan ke klien sasaran. Namun, begitu kampanye selesai, tidak ada perpindahan dari klien baru atau saat ini untuk mengadopsi layanan. Tim penjualan tidak dapat meyakinkan pelanggan untuk mendaftar, dan oleh karena itu layanan dihapus dari daftar penawaran. Karena peluncurannya yang gagal, $ 50.000 yang dihabiskan untuk iklan akan dianggap sebagai biaya hangus. Uang dalam contoh ini telah dihabiskan dan tidak dapat dipulihkan.
Sebaliknya, biaya tetap yang dijanjikan adalah jika Anda telah mengusulkan layanan baru yang sama dan banyak klien yang tertarik; tim penjualan dapat mengatur berbagai kontrak yang ditandatangani berdasarkan layanan baru. Namun, untuk memberikan hasil yang dijanjikan, sepotong mesin seharga $ 50.000 harus dibeli. Dalam hal ini, mesin akan dianggap sebagai biaya tetap yang berkomitmen, karena perusahaan Anda benar-benar harus memilikinya agar dapat terus melakukan bisnis yang telah dijanjikannya.
Bagaimana Cara Menghitung Diskresioner Vs. Biaya Tetap Komitmen
Jika perangkat lunak keuangan perusahaan Anda menawarkan Anda kesempatan untuk membedakan biaya tetap bebas dan komitmen, ini adalah cara yang bagus untuk memisahkan keduanya dan menjaga anggaran Anda sesuai rencana. Jika Anda tidak menggunakan program dengan kemampuan ini, Anda mungkin dapat mengatur kategori anggaran Anda sendiri yang digunakan semata-mata untuk biaya diskresioner. Pertimbangkan pengeluaran sebelumnya di setiap kategori saat membuat anggaran baru. Carilah area di mana Anda dapat mengurangi biaya diskresioner, tetapi bersikaplah realistis. Anggaran jumlah yang memungkinkan beberapa ruang gerak maju. Jangan pernah anggarkan persis apa yang telah Anda belanjakan di masa lalu, karena hal ini dapat menyebabkan pengurangan paksa dalam pengeluaran diskresi di telepon jika dana yang diperlukan tidak tersedia. Seiring waktu, pemotongan ini dapat merusak bisnis Anda.
Ketika sampai pada komitmen biaya tetap, penganggaran bisa sedikit lebih mudah. Anda sudah tahu berapa banyak uang yang akan Anda belanjakan dalam kategori tertentu setiap bulan karena itulah sifat dari komitmen finansial semacam itu. Namun, sertakan sedikit uang di atas dan di luar biaya tetap sebagai skenario yang tepat.
Pastikan untuk mendokumentasikan setiap pengeluaran yang Anda miliki, sekecil apa pun. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan akurasi dalam penganggaran dan pembaruan rencana bisnis di masa depan. Anda harus tahu berapa banyak yang harus dialokasikan untuk pengeluaran tetap dan pengeluaran tetap diskresioner, jadi kategorikan apa yang Anda belanjakan sekarang untuk waktu yang lebih mudah di masa mendatang. Menjaga agar biaya tetap yang dijanjikan tetap serendah mungkin dan menghindari semua biaya tetap yang tidak perlu adalah cara yang pasti untuk menjaga pengeluaran Anda tetap rendah dan anggaran Anda sesuai rencana.
Memperbaiki Vs. Biaya Variabel
Saat membuat anggaran atau rencana bisnis, penting juga untuk mempertimbangkan biaya tetap versus biaya variabel. Biaya variabel berbeda dari biaya tetap diskresioner dan komitmen karena sering berubah setiap bulan. Misalnya, jika perusahaan Anda menggunakan iklan di media sosial dan membayar per klik, Anda mungkin menemukan bahwa dalam beberapa bulan Anda menghabiskan $ 100, sementara Anda ditagih lebih dari $ 1.000 pada orang lain. Biaya ini sepenuhnya tergantung pada seberapa efektif iklan itu dan berapa banyak orang yang memilih untuk mengkliknya.
Beberapa biaya mungkin tetap atau variabel, tergantung pada bagaimana Anda menyusun bisnis Anda. Misalnya, jumlah uang yang Anda miliki dalam penggajian setiap bulan bisa menjadi biaya tetap jika karyawan Anda digaji dan dibayar dengan jumlah yang sama terlepas dari berapa jam mereka bekerja. Namun, jika staf Anda terdiri dari tenaga penjualan berbasis komisi atau pekerja per jam, pengeluaran gaji bulanan kemungkinan akan bervariasi. Dalam kasus seperti ini, adalah bijaksana untuk menyisihkan uang ekstra untuk memperhitungkan pasang surut yang dapat Anda harapkan.
