Koordinasi proyek - kadang-kadang dikenal sebagai manajemen proyek - membutuhkan beberapa keterampilan dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang berubah. Koordinator proyek biasanya diminta untuk bekerja dengan sejumlah individu dan memerlukan kapasitas untuk mengatur dan mengelola data dan individu. Meskipun setiap proyek berbeda, beberapa kiat berguna untuk semua koordinator proyek.
Kembangkan Rencana Kerja yang Rinci
Sebelum roda proyek mulai berputar, kembangkan rencana kerja terperinci yang mencakup setiap aspek proyek. Sertakan barang-barang seperti anggaran, garis waktu, daftar kontak, dan, jika perlu, rencana darurat atau skenario respons. Memiliki rencana membantu memandu Anda melalui segala medan yang tidak pasti sambil juga memetakan arah umum untuk proyek tersebut. Sirkulasikan rencana tersebut ke semua aktor yang relevan sehingga setiap anggota proyek berada pada halaman yang sama.
Bersiaplah untuk Menyimpang dari Rencana
Rencana yang terperinci dan jelas sangat penting untuk koordinasi proyek, tetapi demikian juga kemampuan untuk berimprovisasi dan mengubah rencana sesuai kebutuhan. Koordinator proyek terbaik mengikuti rencana selama itu berhasil; namun, jika rencana gagal mengarahkan proyek ke arah tujuannya, atau jika ternyata kekurangan dalam satu atau lebih bidang, maka sudah waktunya untuk mengubah rencana. Koordinator proyek harus terbuka terhadap masukan dari anggota tim lain ketika mengubah rencana dan perubahan harus dikomunikasikan kepada semua aktor yang relevan.
Minimalkan Komunikasi
Komunikasi sangat penting untuk koordinasi proyek - beberapa aktor dari berbagai bagian, organisasi, kota, negara bagian, atau bahkan negara akan sering diminta untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Ini biasanya membutuhkan komunikasi yang sering antara pihak; Namun, proses ini seharusnya tidak melemahkan. Tunjuk jumlah minimum petugas komunikasi utama dan jaga agar email tetap minimum. Apa yang memerlukan beberapa e-mail untuk bekerja mungkin sering diatur dengan cepat dan sederhana melalui panggilan telepon.
Kembangkan Keterampilan Kepemimpinan
Keterampilan kepemimpinan sangat luas dan keterampilan yang diperlukan akan bervariasi dari proyek ke proyek. Namun, beberapa keterampilan menonjol sebagai hal yang biasanya penting untuk keberhasilan dalam koordinasi proyek - organisasi, kecerdasan, keterbukaan, dan bahkan selera humor membantu menciptakan suasana yang kondusif untuk sukses. Koordinator tidak sempurna, tetapi mereka bisa lebih baik atau lebih buruk, dan selalu ada ruang untuk perbaikan. Koordinator proyek harus terbuka terhadap umpan balik dari orang lain dan harus meluangkan waktu untuk memikirkan bagaimana keterampilan kepemimpinan mereka dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan cara yang lebih berguna dan efektif.
