Pengarsipan adalah salah satu dari pekerjaan yang sangat penting yang tidak ada di antara kita yang suka melakukannya. Saat mengatur sistem pengarsipan baru, Anda ingin membuatnya dengan cara yang mudah bagi Anda untuk digunakan. Beberapa orang suka mengatur sistem mereka dengan alfabet dan beberapa dengan angka. Lainnya mengaturnya berdasarkan kategori dan kemudian dengan alfabet. Pilih yang cocok untuk Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Lemari arsip
-
File manila bertab
-
Pembagi karton bertab
-
Penanda titik halus
Atur kategori Anda seperti sewa atau hipotek. Sisihkan file untuk gedung, utilitas, dan persediaan Anda. Periksa semua dokumen Anda. Berikan masing-masing subjek kategori. Cobalah untuk membuat kategori Anda bertepatan dengan kategori IRS, itu membuatnya lebih mudah di akhir tahun.
Buat pembagi untuk setiap kategori. Tulis pada pembagi kategori apa itu. Singkirkan mereka.
Saat Anda membayar tagihan, tulis tanggal Anda membayarnya di bagian tagihan yang Anda simpan atau tanda terima. Jika Anda menggunakan cek, tulis nomor cek dan jumlah yang dibayarkan pada tanda terima. Jika Anda membayar secara elektronik, tulis nomor konfirmasi dan jumlah yang dibayarkan. Tanggalkan semua dokumen Anda untuk tanggal yang Anda kerjakan meskipun itu bukan tagihan. Contoh dokumen lain mungkin rekonsiliasi bank, faktur untuk pesanan dan tagihan yang dikirim ke pelanggan. Kemudian dokumentasikan setiap tanda terima atau selembar dokumen dalam sistem pembukuan Anda. Quickbooks dan Microsoft Money memiliki program luar biasa untuk pembukuan bisnis kecil.
Siapkan folder manila untuk setiap bagian terpisah dari kategori yang Anda daftarkan pada langkah 1. Contohnya adalah, kategorinya adalah Utilitas dan foldernya adalah ABC Electric, CITY water and sewer, dan koneksi internet INT. Jika bisnis Anda memiliki vendor, atur file individual untuk masing-masing vendor. Siapkan file untuk setiap pelanggan Anda. Buka setiap kategori dan atur semua folder individual.
Siapkan file untuk setiap karyawan. Karena sebagian besar bisnis kecil tidak memiliki departemen personalia untuk menangani karyawan dan menyimpan catatan tentang mereka, Anda harus menyimpan setidaknya satu file sederhana pada mereka. Tempatkan catatan gaji mereka. Dokumentasikan semua pelatihan yang telah mereka selesaikan. Simpan salinan lisensi jika diperlukan. Anda juga ingin mendokumentasikan perselisihan yang mungkin mereka alami dengan Anda. Tuliskan apa sengketa itu dan apa hasilnya.
Simpan file terpisah untuk tanda terima Anda ketika Anda membeli sesuatu untuk bisnis Anda. Dokumentasikan mereka di buku besar Anda terlebih dahulu. Anda ingin memasukkannya ke dalam file. Sekali sebulan, buka file tanda terima dan tempatkan dalam file dan kategori yang benar. Anda bisa menjepretkan kwitansi bulan bersama-sama dan menuliskannya pada bulan itu. Bahkan jika Anda menggunakan kartu kredit, ini adalah dokumentasi tambahan jika Anda akan diaudit oleh IRS.
Tempatkan pembagi kategori dalam lemari arsip dengan mengurutkannya berdasarkan abjad. Abjad setiap folder dalam kategori itu. Tempatkan mereka di belakang pembagi. Pergi melalui setiap kategori dan file mereka.
Kiat
-
Anda dapat menyesuaikan sistem pengarsipan apa pun agar mudah digunakan. Selama Anda dapat menemukan informasi dengan cepat, itu adalah sistem pengarsipan yang baik.
