Proyek konstruksi memerlukan pengarsipan khusus karena dokumentasi untuk setiap proyek menjadi bagian dari catatan publik. Selain itu, file proyek kadang-kadang harus dibawa ke pertemuan eksternal dan harus disimpan agar tidak hilang secara kebetulan. Perusahaan konstruksi sering bekerja dengan sistem pengikat, serta sistem pengarsipan laci tempat cetak biru dipertahankan. Sebuah proyek tunggal mungkin memerlukan serangkaian pengikat yang dapat diberi label sesuai dengan tujuannya, seperti "akuntansi" atau "legal."
Item yang Anda butuhkan
-
Pengikat tiga cincin selebar 3 inci
-
Pukulan tiga lubang
-
Pembagi tab indeks untuk pengikat tiga cincin
-
Lemari arsip cetak biru
-
Potongan staples
Mulai sistem pengarsipan segera setelah dokumen pertama dihasilkan untuk proyek. Dokumen awal termasuk prospektus atau penilaian situs. Buka binder. Tekan kembali secara bersamaan pada dua tab logam di ujung yang berlawanan dari peralatan logam di tengah pengikat. Cincin harus terbuka dengan sedikit perlawanan. Atur margin kiri dokumen di mulut lubang seperti yang akan terlihat jika Anda membacanya. Tekan tuas dengan tumit tangan Anda. Dokumen tersebut seharusnya memiliki tiga lubang dengan jarak yang sama yang ditinju dalam garis lurus ke bawah margin kiri.
Buat label untuk pembagi tab indeks. Pembagi tab indeks akan memisahkan setiap genre dokumen. Stiker label tab biasanya dilengkapi dengan set tab indeks yang dikemas. Jika tidak, sebagian besar label Avery memiliki templat yang sesuai dimuat ke dalam Microsoft Word untuk pencetakan label yang mudah. Buka Word ke dokumen kosong. Klik "Alat" pada bilah alat atas. Klik "Surat dan Surat," lalu "Amplop dan Label." Klik tab "Label". Klik ikon label di sudut kanan bawah kotak dialog. Pilih nomor templat Avery (terletak di bagian bawah atau atas lembar label) dari menu tarik-turun. Klik "OK." Tunjukkan bahwa Anda ingin mencetak halaman label dengan menyorot dial radial yang sesuai. Klik "Dokumen Baru."
Masukkan nama label di setiap bagian label pada templat. Label harus diberi nama untuk menunjukkan dokumen apa yang ada di setiap bagian. Label konstruksi umum termasuk "Akuisisi Lokasi," "Perencanaan," "Penawaran Pra-kualifikasi," "Penawaran," "Konstruksi," "Inspeksi," "Kontrak," "Garansi," "Akuntansi" dan "Legal." Tempatkan lembar label di printer sebelum mencetak. Hapus label satu per satu dan lampirkan ke bagian tab pembagi indeks. Pembagi mungkin sudah dilubangi.
Tempatkan dokumen di binder di bawah tab yang relevan. Misalnya, penilaian, survei, pengujian tanah, persetujuan situs, dokumen domain terkemuka dan informasi escrow akan jatuh di bawah tab "Akuisisi Situs". Saat binder terisi, tambahkan binder tambahan dan pindahkan bagian sesuai kebutuhan. Akuntansi dan hukum akan membutuhkan pengikat mereka sendiri saat proyek berlangsung.
File cetak biru dalam lemari arsip cetak biru laci datar. Sistem pengarsipan cetak biru alternatif termasuk lemari arsip roll-stackable atau dudukan bergulir dengan gantungan pivot. Lemari arsip datar adalah yang paling efisien. Staple banyak cetak biru bersama dengan penggunaan strip staples, yang melindungi integritas cetak biru dari staples.
