Bagaimana Anda memilih untuk mengatur file kantor Anda memiliki dampak penting pada efisiensi dan produktivitas. Sistem pengarsipan harus didasarkan pada bagaimana file digunakan di kantor, fitur apa dari file yang paling sering disebut dan bagaimana file diminta secara verbal. Menjawab pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan sistem terbaik untuk mengatur file Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Lemari arsip
-
Folder file
-
Label file
Tentukan apakah Anda akan mengatur file berdasarkan abjad menurut subjek, secara numerik menggunakan sistem penomoran yang ditentukan sebelumnya atau secara kronologis berdasarkan tanggal yang dibuat atau tanggal jatuh tempo. Buat file sementara dan permanen. File sementara adalah file aktif yang memiliki tanggal akhir yang ditetapkan pada saat file dapat dihancurkan atau ditempatkan dengan file yang diarsipkan. Contoh file sementara termasuk proyek saat ini, item tindakan dan bahan untuk dibaca. File permanen adalah file yang tidak diakses sesering tetapi perlu disimpan dalam arsip untuk referensi di masa mendatang.
Tuliskan judul dan definisi label Anda dalam dokumen yang dapat dirujuk. Misalnya, jika Anda menggunakan sistem pengarsipan numerik, tuliskan subjek masing-masing nomor sesuai dan daftar contoh dokumen yang akan dimasukkan dalam subjek itu. Ini membantu menjaga konsistensi ketika mengajukan dokumen.
Buat tumpukan untuk dokumen sementara, dokumen permanen dan sampah. Sortir dokumen sebelum memasukkannya ke dalam sistem pengarsipan. Jangan mengajukan apa yang tidak perlu disimpan.
Pilih lokasi penyimpanan file. Anda mungkin memutuskan bahwa file sementara yang aktif perlu diarsipkan di laci meja Anda agar mudah diakses. File yang dibagikan di antara staf harus berlokasi di kantor. Jika Anda bekerja dengan file yang perlu dilindungi, seperti file yang berisi informasi pribadi klien, gunakan lemari file pengunci dan tentukan siapa di kantor yang akan memiliki akses.
Buat file Anda. Beri label file dengan sistem abjad, numerik, atau kronologis Anda. Ingatlah bahwa sementara Anda ingin lebih spesifik dengan judul label Anda, Anda juga ingin judulnya cukup luas untuk mencakup beberapa jenis dokumen. Misalnya, alih-alih memberi label file dengan nama rapat khusus, buat file untuk rapat yang dihadiri dalam setahun dan simpan semua dokumen yang relevan di dalamnya. Ini mencegah Anda membuat banyak file di mana hanya satu atau dua dokumen yang akan disimpan.
Kiat
-
Ingat sederhana selalu lebih baik. Cobalah untuk menghindari sistem pengarsipan yang rumit yang akan sulit Anda dan staf ingat. Gunakan file pengingat untuk tugas spesifik tanggal seperti membayar tagihan atau pembuatan faktur. Atur file tickler Anda menurut bulan atau hari tergantung pada tugas dan bersihkan file tersebut saat tugas diselesaikan dengan membuang dokumen atau memindahkannya ke file permanen.
