Pentingnya memiliki sistem pengarsipan kantor yang terorganisasi dengan baik tidak pernah lebih jelas daripada ketika dokumen penting hilang. Sistem pengarsipan yang tidak efisien dapat menyebabkan terbuangnya waktu, uang, dan menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk jika dokumen yang hilang berisi informasi yang tidak terpisahkan dan Anda harus membuat keputusan tanpa itu. Salah satu cara untuk membuat pesanan dari kekacauan adalah dengan membuat sistem pengarsipan kantor numerik, di mana Anda menetapkan angka ke catatan, seperti pesanan pembelian, barang inventaris dan perkiraan, dan file informasi dalam urutan naik, atau dari yang terendah ke angka tertinggi.
Item yang Anda butuhkan
-
Sistem penomoran
-
Lemari arsip
-
Panduan pembagi file
-
Tab pembagi file
-
File folder, berbagai macam warna
-
Label
Mengatur Kategori dan Sistem Penomoran
Atur kategori file dan tetapkan angka kontrol. Buat daftar masing-masing departemen dalam organisasi Anda secara terpisah. Tetapkan nomor kontrol utama untuk setiap departemen. Misalnya, bisnis kecil mungkin memilih untuk mengatur kategori, seperti "Keuangan," "Penjualan," "Pembelian," "Sumber Daya Manusia" dan "Peralatan." Tetapkan nomor kontrol untuk mengidentifikasi setiap kategori utama, seperti 100 untuk Keuangan; 200, Penjualan; 300, Membeli; 400, Sumber Daya Manusia; dan 500, Peralatan.
Atur subkategori file dan tetapkan angka subkontrol untuk menentukan dan mengidentifikasi setiap subkategori. Misalnya, ke kategori Penjualan, Anda dapat menambahkan 10 untuk Laporan Penjualan; 20, Estimasi Penjualan; dan 30, Tanda Terima Penjualan.
Atur sistem penomoran dalam setiap subkategori untuk mengidentifikasi dokumen individual dalam subkategori. Ini akan menjadi nomor yang Anda cetak pada dokumen itu sendiri. Misalnya, jika Anda mengirim pesanan untuk formulir perkiraan penjualan pracetak, Anda akan mencantumkan jumlah formulir pertama sebagai 200-20-01, atau 200 20 01, jika Anda mau. Setiap dokumen berurutan akan bertambah satu. Anda akan mencetak "200-20-02" pada formulir estimasi penjualan kedua, misalnya.
Buat indeks master dari rencana pengarsipan Anda. Ini akan berfungsi sebagai daftar isi untuk lemari arsip Anda.
Setel Kabinet
Membangun sistem kode warna untuk mengidentifikasi kategori utama dan subkategori. Misalnya, Anda bisa menetapkan aturan yang menggunakan label pembagi file biru untuk mengidentifikasi kategori utama. Folder file berwarna kemudian dapat mengidentifikasi subkategori, seperti dalam folder merah untuk laporan penjualan, folder hijau untuk perkiraan penjualan dan folder kuning untuk penerimaan penjualan. Label pada folder file akan mengidentifikasi isinya, seperti label yang menampilkan 01-100, 101-200 dan sebagainya.
Buat tab pembagi kategori utama dan tempatkan di lemari arsip. Beri label dan letakkan folder file subkategori awal dalam lemari arsip dan tambahkan seperlunya.
File dokumen dalam urutan angka yang sesuai.
Kiat
-
Luangkan waktu untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda dan memutuskan kategori dan sistem penomoran yang masuk akal untuk bisnis Anda.
Jika Anda menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi dan mencetak formulir Anda sendiri, Anda mungkin perlu mengubah sistem penomoran untuk mencerminkan persyaratan pengarsipan. Misalnya, penomoran pada formulir Perkiraan Penjualan dapat dimulai pada 200-20-01 dan bertambah satu untuk setiap taksiran baru.
Berikan lokasi dan wadah khusus untuk semua dokumen yang belum diajukan, jika Anda memerlukan akses untuk sementara waktu.
Cara terbaik untuk memastikan Anda mengikuti persyaratan pengajuan adalah dengan membuat jadwal, seperti harian atau mingguan.
