Suatu bisnis dapat menangani ratusan atau ribuan file setiap tahun. Organisasi menghilangkan perasaan kesal dan tertekan yang Anda dapatkan saat mencari sesuatu yang penting. Sistem pengarsipan yang tepat dapat membantu bisnis Anda berjalan lebih lancar dan efektif.
Item yang Anda butuhkan
-
File
-
Menggantung File
-
Tab Label
Analisis file Anda. Apakah yang terbaik untuk mengurutkannya berdasarkan nama belakang klien, berdasarkan proyek atau secara kronologis? Pilih karakteristik yang akan Anda gunakan saat mencari file.
Labeli file Anda dengan jelas. Pisahkan file yang lebih kecil ke dalam kategori di folder gantung. Misalnya, "Juli 2008" dapat memiliki folder gantung berlabel sendiri, dan Anda dapat memasukkan semua kontrak atau folder dari bulan itu ke folder gantung.
Pisahkan file ke dalam lemari arsip yang berbeda. Memiliki satu kabinet untuk file administrasi, seperti memesan persediaan, informasi penggajian dan resume; kabinet lain untuk file klien dengan kontrak dan pembayaran yang lengkap dan informasi proyek; dan jenis lain yang dibutuhkan bisnis Anda. Beri label pada kabinet dengan jelas.
Uji sistem pengarsipan Anda sebelum mempresentasikannya kepada rekan kerja Anda. Pastikan Anda dapat menemukan semuanya dengan mudah dan cara Anda mengatur berbagai hal masuk akal. Jika Anda mengatur semuanya secara kronologis, tetapi tes ini menunjukkan secara alfabet lebih masuk akal, ubah sistem Anda.
Hubungi rapat singkat dan jelaskan sistem pengarsipan. Pastikan semua orang memahami cara kerja sistem dan pentingnya mengikuti sistem.
Putuskan siapa yang akan melakukan pengarsipan. Anda dapat mendelegasikan pengarsipan kepada satu orang, atau membiarkan setiap pekerja melakukan pengarsipan sendiri. Karyawan mungkin memiliki lemari arsip di kantor mereka, tetapi Anda masih memerlukan sistem arsip pusat, idealnya dengan satu orang yang bertanggung jawab.
Ajukan dokumen penting setiap hari. Pengarsipan rutin membantu Anda tetap teratur dan menjaga pengarsipan agar tidak menjadi tugas yang lebih besar dari yang seharusnya. Gunakan baki pengarsipan di setiap kantor, dan pastikan baki dikosongkan pada akhir setiap hari kerja.
Nilai sistem pengarsipan setiap enam hingga 12 bulan. Bersihkan bahan usang dari sistem Anda.
