Pengarsipan adalah sistem kuno yang membuatnya lebih mudah untuk menemukan dokumen. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup surat, memo, catatan keuangan, laporan, dan bentuk korespondensi lainnya. Untuk mencapai sistem pengarsipan yang koheren dan efisien, Anda harus menggunakan prosedur yang tepat. Bahkan di era elektronik saat ini, bisnis dan kantor rumah masih perlu memelihara file kertas.
Kategori
Kelompokkan file Anda ke dalam kategori. Kategori utama akan menjadi judul utama, mewakili semua file lain yang akan ditempatkan di bawahnya (subkategori). Tergantung pada ruang lingkup kategori, itu dapat mencakup seluruh laci lemari arsip. Sebagai contoh:
Kategori: Daftar Penggajian 2014 Subkategori: Daftar Penggajian Januari 2014 Daftar Penggajian Februari 2014 Daftar Penggajian Maret 2014
Lanjutkan subkategori Anda hingga akhir tahun. Jika kategori Anda akan mengisi seluruh laci, buat label dan letakkan di bagian luar laci; beri label folder subkategori Anda dan letakkan di dalam laci. Gunakan folder gantung untuk kategori Anda saat Anda memiliki beberapa kategori untuk satu laci dan letakkan folder file subkategori berlabel di dalamnya.
Aturan pengarsipan
Dua aturan dasar pengarsipan adalah pengarsipan menurut abjad dan tanggal. Saat melakukan pengarsipan alfabet, file sesuai dengan huruf alfabet. Untuk pengarsipan tanggal, file file terbaru Anda di atas. Ada beberapa aturan yang berlaku untuk pengarsipan alfabet.
Saat mengajukan menurut nama, arsipkan dengan huruf pertama (mis., Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Ketika nama pertama identik, ajukan dengan huruf kedua (mis., Ace, Adele, Angie, Agustus).
File dengan nama belakang (mis., Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
File dengan inisial ketika nama keluarga identik (mis., Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Gunakan huruf awalan pertama saat nama keluarga berisi awalan (mis., De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Arsipkan dengan nama keluarga saat ada dua (mis., Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
File Mac, Mc, M 'file sebagai Mac; mengajukan Santo dan Santo sebagai Santo (mis., MacIntyre, McKnight, M'Clever; atau Santo Paulus, Santo Mary).
Pemeliharaan File
Setelah sistem pengarsipan Anda rapi, Anda harus memeliharanya. Memiliki baki yang ditunjuk untuk semua dokumen yang akan diajukan; jangan biarkan mereka berbaring. Jangan kemas folder atau laci dengan file; ini membuatnya lebih sulit untuk mengekstraknya. Coba lakukan pengarsipan setidaknya sekali sehari. Jika Anda menjalankan perusahaan kecil, lakukan seminggu sekali. Jika Anda memiliki file yang aus karena digunakan, buat file baru untuk mereka. Masukkan kertas yang tidak diinginkan ke tempat sampah atau mesin penghancur kertas. Jika file Anda bersifat rahasia, selalu ingat untuk mengunci laci.
