Semua organisasi memerlukan manajemen catatan yang baik, mulai dari catatan waktu dihasilkan hingga dihapus dari sistem. Sistem pengarsipan yang tidak ada atau tidak terencana menyebabkan kesulitan dalam pengarsipan dan pengambilan catatan atau kurangnya efisiensi dalam mengelola aliran informasi. Mereka juga dapat mengatur masalah hukum karena kehilangan catatan atau penyimpanan catatan yang ceroboh. Sistem pengarsipan yang dirancang dengan baik menggunakan label kode alfabet, alfanumerik atau numerik, menghasilkan manajemen catatan yang efisien dan menghasilkan organisasi yang dikelola lebih profesional.
Sistem Numeric Filing Dijelaskan
Sistem pengarsipan angka menetapkan nomor untuk setiap file atau catatan yang berisi informasi. Penomoran dapat diambil dari catatan itu sendiri (yaitu, nomor pesanan pembelian), penomoran file dalam urutan pembuatan rekaman (dari 1 hingga 1.000), menggunakan penomoran bagian di mana file diberi nomor di bawah bagian - atau kategori - seperti 100, 200, 300, dll., milik subjudul subjek tertentu atau menggunakan desimal (mirip dengan Sistem Desimal Dewey). Sistem pengarsipan angka sering menyertakan indeks file untuk membantu dalam pengambilan rekaman.
Organisasi dan Mempertahankan Ketertiban
Pengkodean numerik memungkinkan pemindahan seluruh bagian catatan sambil mempertahankan urutan yang tepat. Catatan diajukan secara berurutan, dari kanan ke kiri dan atas ke bawah. File straight-numeric disusun berurutan, urutan menaik - terendah ke angka tertinggi. File duplex-numerik memiliki dua atau lebih set angka, dipisahkan oleh tanda hubung, koma atau spasi, dan diajukan oleh set pembuka diikuti oleh nomor berikutnya. File indeks sistem kronologis-numerik berdasarkan tahun, bulan dan hari.Sistem terminal-digit-numerik memungkinkan pengelompokan file di rak, mengatur file dengan nomor terakhir (panjang dua hingga empat digit) sebagai elemen pengarsipan utama, dan pengarsipan catatan secara berurutan dengan angka terakhir, angka tengah, lalu nomor pertama. Persyaratan ruang rak mudah ditentukan dengan mengelompokkan catatan menurut bagian numerik - 10s, 100s, 1000s catatan per rak atau unit rak. Selain itu, organisasi rekaman lebih lanjut ditambah dengan pengindeksan file.
Ketepatan
Sistem pengarsipan volume tinggi - file yang diambil dan sering diajukan ulang - dikombinasikan dengan label kode warna membuat pengambilan file dan rak kembali lebih cepat dan menghilangkan kebingungan di mana jumlahnya jatuh secara berurutan. Dalam sistem terminal-digit, misalnya, angka terakhir dikodekan dengan satu warna, angka tengah mendapat warna terpisah dan angka pertama mendapat warna sendiri. Sebagai perubahan nomor pertama, tengah dan terakhir, demikian juga warna. Warna bertindak sebagai petunjuk visual untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam pengarsipan.
Kecepatan pengarsipan
Sistem pengarsipan angka dikombinasikan dengan pengkodean warna meningkatkan pengarsipan catatan dan kecepatan pengambilan - bahkan ketika mengambil file berarti merujuk dalam indeks untuk mengidentifikasi nomor file - karena petugas file memiliki kesadaran instan lokasi file oleh grup file. Jika terjadi merger organisasi, di mana masing-masing organisasi memiliki sistem penomoran yang berbeda, kode numerik tidak perlu diubah. Menambahkan file ke ruang file lebih cepat karena file bernomor lebih kecil (6 digit) diajukan di sebelah kiri file bernomor lebih tinggi (7 digit).
Kerahasiaan
Sistem pengarsipan angka secara positif mengidentifikasi catatan spesifik sambil menjaga kerahasiaan, yang sangat penting dalam catatan medis, pelanggan dan karyawan, dengan menghilangkan penanda identitas pribadi. Sistem pengarsipan angka dengan mudah mematuhi aturan HIPAA.
