Sistem pengarsipan menawarkan keuntungan dan kerugian untuk pengaturan kantor. Sebagian besar perusahaan menggunakan sistem pengarsipan tradisional di mana dokumen kertas diajukan di lemari arsip. Jenis sistem pengarsipan yang paling umum digunakan adalah sistem alfabet.
Tujuan
Sistem pengarsipan digunakan untuk menjaga dokumen terorganisir dan mudah ditemukan bagi karyawan. Sistem pengarsipan diatur dan karyawan mengikuti sistem yang digunakan.
Keuntungan
Sistem pengarsipan alfabetis adalah salah satu jenis sistem yang mudah diajarkan dan dipelajari. Dokumen diajukan dalam urutan abjad biasanya dengan nama vendor. Setiap karyawan dapat menemukan dokumen yang diperlukan selama nama vendor diketahui.
Kekurangan
Salah satu kelemahan dari sistem ini adalah bahwa dokumen sering salah diarsipkan karena surat-surat. Kerugian lain adalah bahwa jika ada sesuatu yang diajukan dengan nama depan vendor versus nama belakang, dokumen sulit ditemukan. Perubahan nama di perusahaan mungkin tidak dicatat dengan benar yang juga menyebabkan kebingungan dengan sistem pengarsipan ini.
