Sistem pengarsipan yang terpelihara dengan baik memungkinkan informasi penting diakses dengan cepat dan menghemat uang perusahaan dengan menghemat waktu. Bisnis, sekolah, lembaga pemerintah, dan bahkan orang biasa menggunakan sistem pengarsipan untuk mengatur urusan mereka. Pilih di antara empat jenis sistem pengarsipan untuk kantor Anda. Masing-masing menawarkan kelebihan dan kekurangannya sendiri.
Sistem Pengarsipan Alfabet
Dalam sistem pengarsipan alfabet, atur catatan berdasarkan nama - baik nama orang, perusahaan atau subjek - sesuai dengan huruf-huruf alfabet. Gunakan sistem pengarsipan ini dengan dua metode berbeda. Sistem pengarsipan alfabetik topikal, juga dikenal sebagai sistem kamus, file catatan individu dalam urutan abjad. Sistem pengarsipan ini bekerja dengan baik ketika menyimpan sejumlah kecil catatan, kurang dari 5.000 file, menurut Ancom, sebuah perusahaan sistem pengarsipan.
Sistem ini terbukti bermasalah ketika Anda memiliki banyak klien atau pelanggan yang memiliki nama yang sama. Gunakan sistem geografis - juga disebut sebagai ensiklopedia atau sistem rahasia - untuk mengatur volume rekaman yang lebih besar. Dalam sistem ini, kelompokkan subjek bersama di bawah kategori luas berdasarkan lokasi seperti kota, kabupaten, atau negara bagian. Kategori dan file dalam setiap kategori disusun berdasarkan abjad.
Sistem Pengarsipan Angka
Saat menggunakan sistem pengarsipan angka, tetapkan angka ke setiap file dan susun angka secara berurutan. File untuk orang dengan nama yang sama tidak akan memiliki judul rangkap seperti dengan sistem alfabet. Sistem ini juga menawarkan kerahasiaan file yang lebih baik karena tidak ada nama yang ditampilkan pada file dan berfungsi dengan baik ketika menangani volume file yang besar. Alih-alih memberikan file nomor, gunakan sistem kronologis yang mengatur file sesuai tanggal.
Sistem Pengarsipan Digit Terminal
Saat menggunakan pengarsipan digit terminal, tetapkan nomor file secara berurutan, tetapi arsipkan sesuai dengan dua digit terakhir. Ancom memberikan contoh menemukan file bernomor 17234. Pertama Anda pergi ke bagian 34 dari sistem pengarsipan, kemudian mencari area 72 bagian itu dan akhirnya mencari file 1. Sistem ini bekerja dengan baik ketika menyimpan lebih dari 10.000 file.
Sistem Pengarsipan Alfanumerik
Gunakan huruf dan angka untuk mengatur file dalam sistem pengarsipan alfanumerik. Misalnya, gunakan dua huruf untuk menandakan keadaan tempat tinggal klien, diikuti dengan nomor untuk menunjukkan nomor akunnya. Hal ini memungkinkan untuk melakukan presorting yang lebih mudah ketika perlu menarik sejumlah besar file dari lokasi yang sama.
