Sistem pengarsipan dan klasifikasi terbagi dalam tiga jenis utama: abjad, numerik, dan alfanumerik. Masing-masing jenis sistem pengarsipan memiliki kelebihan dan kekurangan, tergantung pada informasi yang diajukan dan diklasifikasikan. Selain itu, Anda dapat memisahkan setiap jenis sistem pengarsipan ke dalam subkelompok. Sistem klasifikasi pengarsipan yang efektif menggunakan jenis sistem yang paling logis, praktis dan fleksibel untuk informasi yang terlibat.
Sistem Pengarsipan Topikal Abjad
Sistem topikal alfabet mengelompokkan informasi berdasarkan topik, lalu menyimpan label topik dalam urutan abjad. Topik terkait tidak disimpan bersama dalam sistem ini. Biasanya jenis sistem ini adalah yang terbaik ketika sejumlah kecil informasi terlibat. Jenis sistem pengarsipan dan klasifikasi ini kadang-kadang dikenal sebagai sistem "kamus". Ketika nama pribadi diajukan, nama belakang digunakan sebagai penyortir utama, dengan nama depan hanya digunakan dalam kasus nama belakang yang identik.
Sistem Pengarsipan Ensiklopedia Alfabet
Dalam sistem pengarsipan dan klasifikasi "ensiklopedia", informasi pertama-tama dikelompokkan berdasarkan kategori umum, dengan sub-kategori ditempatkan dalam urutan abjad. Jenis sistem pengarsipan ini sangat berguna untuk menangani sejumlah besar informasi karena pengguna sistem tidak perlu mengingat nama file tertentu untuk menemukannya. Sebagai gantinya, mereka dapat mulai dengan mencari kategori umum dan mencari di dalamnya untuk menemukan file spesifik yang mereka butuhkan.
Sistem Pengarsipan Geografis Alfabet
Subset dari sistem pengarsipan dan klasifikasi ensiklopedia adalah sistem pengarsipan geografis abjad. Dalam sistem geografis, kategori utama dikelompokkan berdasarkan lokasi. Anda dapat menggunakan ukuran atau jenis lokasi apa pun, dari negara ke kota, ke kantor lapangan. Pengguna jenis sistem ini mulai dengan memilih area geografis yang relevan dengan pencarian mereka, kemudian mencari berdasarkan abjad dalam topik itu untuk menemukan informasi spesifik yang mereka cari.
Sistem Pengarsipan Angka Lurus
Sistem pengarsipan angka lurus dan klasifikasi sangat mudah digunakan, karena mereka biasanya mulai dari nomor satu dan memberi label setiap file dengan nomor berikutnya. Namun, penggunaan jenis sistem ini terbatas, karena sering memerlukan indeks untuk membantu pengguna menemukan file yang mereka cari, dan file aktivitas tinggi dapat menjadi padat di sekitar area numerik yang sama.
Sistem Pengarsipan Numerik Dupleks
Dalam sistem pengarsipan numerik dupleks, file diberi label numerik dengan beberapa set angka yang terlibat. Jenis sistem pengarsipan ini dapat menangani data dalam jumlah besar. Kumpulan angka yang berbeda dapat sesuai dengan kategori dan subkategori utama, sejajar dengan sistem ensiklopedia pengarsipan dan klasifikasi. Salah satu kelemahan sistem tersebut adalah bahwa indeks diperlukan untuk memahami apa yang dimaksud dengan masing-masing pengelompokan angka. Jenis sistem numerik dupleks yang sangat dikenal adalah sistem Desimal Dewey, yang digunakan kebanyakan perpustakaan untuk membuat katalog koleksi mereka.
Sistem Pengarsipan Kronologis
Subkategori lain dari sistem pengarsipan numerik adalah sistem kronologis, di mana file disusun berdasarkan tanggal. Biasanya file dikelompokkan berdasarkan tahun, lalu berdasarkan bulan, lalu berdasarkan hari. File korespondensi, seperti daftar email, biasanya diatur dengan cara ini, dengan potongan data terbaru yang terdaftar terlebih dahulu.
Sistem Pengarsipan Alfanumerik
Dalam sistem pengarsipan alfanumerik, informasi diklasifikasikan berdasarkan kategori dalam sistem ensiklopedis, tetapi menggunakan huruf dan angka untuk menunjukkan kategori. Penggunaan huruf dan angka memungkinkan bidang kategori yang jauh lebih besar daripada penggunaan angka saja. Dengan demikian, sistem pengarsipan dan klasifikasi Library of Congress, yang bersifat alfanumerik, memungkinkan serangkaian kategori yang lebih besar daripada sistem Desimal Dewey, yang terbatas pada sepuluh kategori utama.
